Co powinna zawierać strona internetowa kancelarii? Podstrony, teksty i funkcje, których naprawdę potrzebują klienci

Jakie zadanie ma strona internetowa kancelarii

Strona kancelarii to nie folder reklamowy. To miejsce, w którym ktoś decyduje, czy zadzwoni do Państwa, czy do następnej kancelarii z listy wyników. Większość odwiedzających trafia z Google na podstronę, a nie na stronę główną: wpisali „Steuerberater Gründung GmbH Graz” albo „adwokat prawo najmu Kolonia” i lądują bezpośrednio na Państwa podstronie na ten temat. Dlatego każda podstrona musi być zrozumiała sama w sobie i proponować jasny następny krok.

Jednocześnie kancelarie oceniane są surowiej niż inne firmy. Prawo zawodowe wymaga rzeczowej informacji, tajemnica zawodowa obowiązuje już przy pierwszym kontakcie, a nota prawna (Impressum) zawiera więcej obowiązkowych danych niż w przypadku zakładu rzemieślniczego. Dobre treści łączą jedno z drugim: przystępny język dla laików i sformułowania, które obronią się przed izbą zawodową.

Struktura strony w skrócie

Obowiązkowe dane w Impressum bardzo różnią się w zależności od zawodu i kraju. Adwokaci podają inne informacje niż notariusze, a w Austrii dochodzi jeszcze ujawnienie danych według ustawy o mediach (Offenlegung nach dem Mediengesetz). Szczegóły znajdą Państwo w poradnikach o Impressum, na przykład dla adwokatów w Austrii, doradców podatkowych w Niemczech czy mediatorów w Austrii. Generator Impressum zestawi te dane za Państwa.

Jak zrozumiale opisać dziedziny prawa i usługi

Podstrony z usługami są sercem całej witryny. Proszę pisać każdą z nich tak, jakby klientka siedziała naprzeciwko: w jakiej jest sytuacji, co mogą Państwo zrobić, jak to przebiega, jakich dokumentów potrzebuje, jakie terminy jej grożą? Dobra podstrona o prawie pracy nie zaczyna się od zdania „Udzielamy kompleksowego doradztwa w zakresie indywidualnego i zbiorowego prawa pracy”, tylko od pytania „Otrzymali Państwo wypowiedzenie?”, a potem wyjaśnia, dlaczego liczą się pierwsze dni.

Przykłady z sześciu zawodów

• Kancelaria adwokacka: osobne podstrony o prawie rodzinnym, prawie pracy, prawie najmu czy prawie spadkowym, z opisem przebiegu postępowania i informacją o ubezpieczeniu ochrony prawnej (Rechtsschutzversicherung).
• Doradztwo podatkowe: podstrony według grup klientów zamiast rodzajów podatków, na przykład „osoby zakładające firmę”, „wynajem”, „lekarze” czy „handel internetowy”, każda z listą dokumentów potrzebnych na start.
• Księgowość (Bilanzbuchhaltung): dokładne rozgraniczenie, co Państwo przejmują (bieżąca księgowość, kadry i płace, czyli Lohnverrechnung lub Lohnbuchhaltung), a w czym współpracują z doradcą podatkowym.
• Mediacja: przebieg w fazach, czas trwania i koszt jednej sesji, różnica w stosunku do postępowania sądowego, rola pełnomocników obu stron.
• Rewizja finansowa (Wirtschaftsprüfung): rodzaje badań z progami, harmonogram badania sprawozdania rocznego, co musi przygotować zarząd.
• Notariat: usługi według sytuacji życiowej, na przykład zakup nieruchomości, testament, pełnomocnictwo na wypadek niezdolności (Vorsorgevollmacht), założenie spółki, wraz z listą dokumentów na spotkanie.

Zespół: ludzie zamiast schematu organizacyjnego

Zlecenie to kwestia zaufania, a zaufanie ma twarz. Proszę pokazać osoby, z którymi klienci będą mieli do czynienia: z aktualnym zdjęciem, wykształceniem, nazwą zawodu, językami i specjalizacjami. Dwa, trzy osobiste zdania o tym, dlaczego ktoś zajmuje się prawem spadkowym albo rozliczaniem płac, mówią więcej niż każda lista członkostw w stowarzyszeniach.

Proszę uważać na nazewnictwo. Stopnie naukowe i tytuły zawodowe zapisuje się dokładnie tak, jak zostały nadane. Osoby, które nie są członkami samorządu zawodowego, oznacza się ich kwalifikacją, na przykład jako Rechtsanwaltsanwärter:in (aplikant adwokacki) w Austrii, Rechtsanwaltsfachangestellte (wykwalifikowany pracownik kancelarii) w Niemczech, Steuerfachassistent:in albo Notariatskandidat:in (kandydat notarialny). Przy wspólnym biurze (Bürogemeinschaft) prezentacja zespołu nie może sprawiać wrażenia wspólnej kancelarii.

Otwarcie o honorarium i pierwszej poradzie

Obawa przed nieprzewidywalnymi kosztami powstrzymuje wiele osób przed telefonem. Podstrona wyjaśniająca model rozliczeń usuwa tę barierę. Nie musi to być cennik. Często wystarczy wyjaśnić, czy rozliczają się Państwo godzinowo, ryczałtowo czy według taryfy urzędowej, ile kosztuje pierwsza porada i kiedy przedstawiają Państwo kosztorys.

• Adwokaci w Niemczech: bez odrębnej umowy pierwsza rozmowa doradcza dla konsumentów jest ograniczona do 190 euro plus VAT (§ 34 RVG); w postępowaniu sądowym RVG wyznacza dolną granicę.
• Adwokaci w Austrii: honorarium ustala się swobodnie; izby same oferują bezpłatną rozmowę orientacyjną w ramach „Erste Anwaltliche Auskunft” (pierwsza porada adwokacka).
• Doradcy podatkowi w Niemczech: również tutaj pierwsza porada dla konsumentów jest ograniczona do 190 euro (§ 21 StBVV); odmienne wynagrodzenie wymaga umowy w formie tekstowej.
• Notariusze: w Niemczech opłaty są ustalone ustawowo (GNotKG), a umowy w tym zakresie są nieważne. W Austrii pierwsza notarialna informacja prawna jest bezpłatna, a reklamowanie korzyści cenowych jest zabronione.
• Doradztwo podatkowe w Austrii, księgowość i mediacja: swobodne ustalenie; widełki za godzinę lub sesję pomagają w ocenie kosztów.

Jeśli podają Państwo ceny, proszę jednoznacznie oznaczyć, czy są to kwoty netto, czy brutto; w Austrii wymaga tego wprost § 5 ust. 2 ECG. Kto zwraca się do konsumentów, w Niemczech podaje zgodnie z rozporządzeniem o podawaniu cen (Preisangabenverordnung) cenę całkowitą z podatkiem VAT. Reklama hasłami „tanio” albo rabatami jest dla kancelarii ryzykowna, a dla notariuszy wykluczona.

Kanały kontaktu dopasowane do Państwa kancelarii

Warto zaoferować kilka dróg kontaktu, ale tylko takie, które obsługują Państwo niezawodnie. Numer telefonu z jasnymi godzinami dostępności, formularz kontaktowy, adres e-mail i, jeśli pasuje to do Państwa organizacji pracy, rezerwacja terminów online przez narzędzia takie jak Microsoft Bookings, eTermin czy Calendly. Proszę dodać, jak szybko Państwo odpowiadają, czy spotkania są możliwe także w formie wideo i w jakich językach udzielają Państwo porad, na przykład po polsku.

Dla adwokatów ważna jest informacja w formularzu, której często brakuje: przed przyjęciem zlecenia trzeba sprawdzić, czy nie zachodzi konflikt interesów. Dlatego warto pytać o nazwisko strony przeciwnej, ale nie o cały stan faktyczny. Uwaga „Prosimy opisać sprawę w kilku zdaniach, szczegóły omówimy na spotkaniu” chroni obie strony.

Poufność i portal klienta

Formularz kontaktowy, który przesyła zapytania niezaszyfrowanym e-mailem, nie pasuje do zawodu objętego tajemnicą. Od swojej strony powinni Państwo wymagać co najmniej szyfrowanej transmisji, hostingu w UE, umowy powierzenia przetwarzania danych (Auftragsverarbeitungsvertrag) i braku narzędzi śledzących, które zgłaszają podmiotom trzecim wizyty na podstronie o rozwodzie czy niewypłacalności.

Kancelarie doradztwa podatkowego i biura księgowe często korzystają z portali swojego oprogramowania, na przykład DATEV Unternehmen online, BMD Com czy RZL Klientenportal. Strona internetowa nie zastępuje tych portali, tylko w widoczny sposób do nich prowadzi. Dla klientów to odczuwalna wygoda: znajdują logowanie bez szukania e-maila z linkiem.

Dostępność cyfrowa: obowiązek czy dodatek?

Od 28 czerwca 2025 r. w Austrii obowiązuje ustawa o dostępności (Barrierefreiheitsgesetz, BaFG), a w Niemczech ustawa wzmacniająca dostępność (Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, BFSG). Obejmują one usługi elektroniczne dla konsumentów nakierowane na zawarcie umowy, na przykład rezerwację płatnej pierwszej porady online. Czysto informacyjna strona raczej się do nich nie zalicza, a mikroprzedsiębiorstwa zatrudniające mniej niż dziesięć osób i mające najwyżej 2 mln euro obrotu lub sumy bilansowej są jako usługodawcy wyłączone. Dotyczy to większości nowych kancelarii.

Mimo to dostępność się opłaca: czytelna wielkość czcionki, wystarczający kontrast, teksty alternatywne do zdjęć, nawigacja działająca także z klawiatury i formularze z jasnymi etykietami. Korzystają na tym starsi klienci, osoby słabowidzące i wszyscy, którzy czytają Państwa stronę na telefonie w tramwaju. Także wyszukiwarki lepiej rozumieją dobrze ustrukturyzowane strony, więcej w poradniku o lokalnym SEO.

Lista kontrolna dla strony Państwa kancelarii

Ile kosztuje strona z takimi treściami i jakie koszty bieżące warto zaplanować, opisuje poradnik Ile kosztuje strona internetowa kancelarii?.