Što treba imati web-stranica ureda? Stranice, tekstovi i funkcije koje klijentima stvarno trebaju

Što web-stranica ureda mora postići

Web-stranica ureda nije prospekt. To je mjesto na kojem netko odlučuje hoće li nazvati Vas ili sljedeći ured s popisa rezultata. Većina posjetitelja dolazi preko Googlea na podstranicu, a ne na početnu stranicu: tražili su „Steuerberater Gründung GmbH Graz“, „porezni savjetnik osnivanje GmbH Graz“ ili „Anwalt Mietrecht Köln“ i izravno stižu na Vašu stranicu o toj temi. Zato svaka stranica mora biti razumljiva sama za sebe i nuditi jasan sljedeći korak.

Istodobno za urede vrijedi stroži kriterij nego za druga poduzeća. Strukovno pravo traži objektivne informacije, obveza čuvanja tajne vrijedi već od prvog kontakta, a impresum (Impressum) ima više obveznih podataka nego impresum obrtničke radionice. Dobar sadržaj spaja oboje: jasan jezik za laike i formulacije koje izdrže provjeru komore.

Struktura stranica u pregledu

Obvezni podaci u impresumu jako se razlikuju ovisno o zanimanju i državi. Za odvjetnike vrijede drugi podaci nego za javne bilježnike, a u Austriji se dodaje i objava prema Mediengesetz (zakon o medijima). Pojedinosti su u vodičima o impresumu, primjerice za odvjetnike u Austriji, porezne savjetnike u Njemačkoj ili medijatore u Austriji. Generator impresuma sastavlja te podatke umjesto Vas.

Razumljivo opisati područja rada i usluge

Stranice s uslugama srce su web-stranice. Svaku stranicu pišite kao da klijentica sjedi ispred Vas: u kakvoj je situaciji, što Vi možete učiniti, kako to teče, koje dokumente treba donijeti, koji rokovi prijete? Dobra stranica o radnom pravu ne počinje s „Pružamo sveobuhvatno savjetovanje u individualnom i kolektivnom radnom pravu“, nego s „Dobili ste otkaz?“ i zatim objašnjava zašto su prvi dani presudni.

Primjeri iz šest zanimanja

• Odvjetnički ured: po jedna stranica za obiteljsko pravo, radno pravo, stanarsko pravo ili nasljedno pravo, s tijekom postupka i napomenom o osiguranju pravne zaštite (Rechtsschutzversicherung).
• Porezno savjetovanje: stranice prema ciljnoj skupini umjesto prema vrsti poreza, primjerice „osnivači“, „iznajmljivanje“, „liječnici“ ili „online trgovina“, svaka s dokumentima koji su Vam potrebni za početak.
• Bilančno knjigovodstvo: točno razgraničenje što preuzimate (tekuće knjigovodstvo, obračun plaća, u Austriji Lohnverrechnung, u Njemačkoj Lohnbuchhaltung) i za što surađujete s poreznim savjetnikom.
• Medijacija: tijek po fazama, trajanje i trošak po sastanku, razlika u odnosu na sudski postupak, uloga odvjetnika obiju strana.
• Revizija: vrste revizije s pragovima, vremenski plan revizije godišnjih financijskih izvještaja, što uprava mora pripremiti.
• Javni bilježnik: usluge prema životnoj situaciji, primjerice kupnja nekretnine, oporuka, punomoć za slučaj nesposobnosti (Vorsorgevollmacht), osnivanje društva, s popisom dokumenata za termin.

Tim: ljudi umjesto organigrama

Predmeti su stvar povjerenja, a povjerenje ima lice. Pokažite ljude s kojima će klijenti imati posla: s aktualnom fotografijom, obrazovanjem, strukovnim nazivom, jezicima i težištima rada. Dvije, tri osobne rečenice o tome zašto netko radi u nasljednom pravu ili na obračunu plaća govore više od bilo kakvog popisa članstava.

Pazite na nazive. Akademske stupnjeve i strukovne titule pišite točno onako kako su dodijeljeni. Osobe koje nisu nositelji zanimanja označite njihovom kvalifikacijom, primjerice kao Rechtsanwaltsanwärter:in (odvjetnički vježbenik) u Austriji, kao Rechtsanwaltsfachangestellte u Njemačkoj, kao Steuerfachassistent:in ili kao Notariatskandidat:in (bilježnički kandidat). Kod zajedničkog ureda bez zajedničkog obavljanja djelatnosti (Bürogemeinschaft) nastup tima ne smije stvarati dojam zajedničkog ureda.

Otvoreno govoriti o honoraru i prvom savjetovanju

Strah od nepredvidivih troškova mnoge sprječava da uopće nazovu. Stranica koja objašnjava model obračuna uklanja tu prepreku. Ne mora biti cjenik. Često je dovoljno objasniti obračunavate li po satu, paušalno ili prema tarifi, koliko košta prvo savjetovanje i kada dajete procjenu troškova.

• Odvjetnici u Njemačkoj: bez dogovora prvo savjetovanje za potrošače ograničeno je na 190 eura plus porez na dodanu vrijednost (§ 34 RVG); pred sudom RVG vrijedi kao donja granica.
• Odvjetnici u Austriji: honorar se može slobodno ugovoriti; komore same nude besplatan orijentacijski razgovor pod nazivom „Erste Anwaltliche Auskunft“.
• Porezni savjetnici u Njemačkoj: i ovdje je prvo savjetovanje za potrošače ograničeno na 190 eura (§ 21 StBVV); odstupajuća naknada zahtijeva dogovor u tekstualnom obliku (Textform).
• Javni bilježnici: u Njemačkoj su pristojbe zakonski propisane (GNotKG), a dogovori o njima nisu valjani. U Austriji je prva bilježnička pravna informacija besplatna, a s prednostima u honoraru ne smije se oglašavati.
• Porezno savjetovanje u Austriji, bilančno knjigovodstvo i medijacija: slobodan dogovor; okvir po satu ili po sastanku pomaže pri procjeni.

Ako navodite cijene, jednoznačno označite jesu li neto ili bruto; u Austriji to izričito traži § 5 st. 2 ECG. Tko se obraća potrošačima, u Njemačkoj prema Preisangabenverordnung (uredba o navođenju cijena) navodi ukupnu cijenu s porezom na dodanu vrijednost. Oglašavanje s „povoljno“ ili popustima za urede je rizično, a za javne bilježnike isključeno.

Kanali za kontakt koji odgovaraju Vašem uredu

Ponudite više kanala, ali samo one koje pouzdano održavate. Broj telefona s jasnim vremenom dostupnosti, kontaktni obrazac, adresa e-pošte i, ako odgovara Vašim procesima, online rezervacija termina putem alata kao što su Microsoft Bookings, eTermin ili Calendly. Uz to napišite koliko brzo odgovarate, jesu li termini mogući i putem videopoziva i na kojim jezicima savjetujete, primjerice na njemačkom i hrvatskom.

Za odvjetnike je važna informacija u obrascu koja često nedostaje: prije preuzimanja predmeta morate provjeriti sukob interesa. Zato pitajte za ime suprotne strane, ali ne i za cijelo činjenično stanje. Napomena „Molimo opišite svoj upit u samo nekoliko rečenica, pojedinosti ćemo razgovarati na terminu“ štiti obje strane.

Povjerljivost i portal za klijente

Kontaktni obrazac koji upite prosljeđuje e-poštom bez šifriranja ne pristaje zanimanju s obvezom čuvanja tajne. Od svoje web-stranice tražite barem šifrirani prijenos, hosting u EU, ugovor o obradi podataka (Auftragsverarbeitungsvertrag) i nikakve usluge praćenja koje posjete stranici o razvodu ili stečaju javljaju trećima.

Uredi poreznih savjetnika i knjigovođa često rade s portalima svojeg softvera, primjerice DATEV Unternehmen online, BMD Com ili RZL Klientenportal. Web-stranica ne zamjenjuje te portale, ona samo dobro vidljivo vodi do njih. Za klijente je to osjetna pogodnost: prijavu pronalaze bez traženja e-poruke s poveznicom.

Pristupačnost: obveza ili dodatak?

Od 28. lipnja 2025. u Austriji vrijedi Barrierefreiheitsgesetz (BaFG), a u Njemačkoj Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), oba zakona o pristupačnosti. Obuhvaćene su elektroničke usluge za potrošače usmjerene na sklapanje ugovora, primjerice online rezervacija plaćenog prvog savjetovanja. Čisto informativna stranica uglavnom ne potpada pod to, a mikropoduzeća s manje od deset zaposlenih i najviše 2 mil. eura prometa ili bilančne svote izuzeta su kao pružatelji usluga. To se odnosi na većinu novih ureda.

Pristupačnost se ipak isplati: dobro čitljive veličine fonta, dovoljan kontrast, alternativni tekstovi za slike, navigacija koja radi i tipkovnicom te obrasci s jasnim oznakama. Od toga imaju koristi stariji klijenti, osobe slabijeg vida i svi koji Vašu stranicu čitaju na mobitelu u tramvaju. I tražilice bolje razumiju uredno strukturirane stranice, više o tome u vodiču o lokalnom SEO-u.

Kontrolna lista za web-stranicu Vašeg ureda

Koliko košta web-stranica s tim sadržajima i koje tekuće troškove trebate planirati, piše u vodiču Koliko košta web-stranica ureda?.