Jak kancelarię notarialną znajdują i wybierają: co jest dozwolone i co działa

Jak ludzie wybierają notariusza

Kto potrzebuje notariusza, w Austrii i w Niemczech co do zasady wybiera swobodnie. Nie ma ochrony terytorialnej, a taryfy są ustawowe, więc porównywanie cen odpada. Decyzja zapada więc według innych kryteriów: bliskość, dostępność, zaufanie, rekomendacja i poczucie, że jest się w dobrych rękach.

• Rekomendacja stron transakcji: Przy kupnie nieruchomości notariusza często proponuje pośrednik, deweloper albo bank finansujący. W Niemczech zgodnie z § 448 Abs. 2 BGB koszty aktu, o ile nie uzgodniono inaczej, ponosi kupujący, dlatego często ma wpływ na wybór.
• Rekomendacja doradców: Adwokaci i doradcy podatkowi polecają notariuszy, z którymi dobrze się współpracuje, np. przy zakładaniu spółek czy przekazywaniu majątku.
• Polecenie osobiste: rodzina, sąsiedzi, współpracownicy. Kto miał dobre doświadczenia, opowiada o nich.
• Własne wyszukiwanie: Kto nikogo nie pyta, szuka w oficjalnym rejestrze lub w Google, zwykle „Notar” i nazwa miejscowości.

Oficjalne rejestry: pierwszy adres

Oficjalne rejestry izb są neutralne, kompletne i dla wyszukiwarek oraz asystentów AI szczególnie wiarygodnymi źródłami. W Austrii jest to Notariatsfinder Österreichische Notariatskammer, w Niemczech Notarsuche Bundesnotarkammer na notar.de. Wpis powstaje wraz z powołaniem; proszę jednak sprawdzić, czy dane kontaktowe, strona i pozostałe informacje są prawidłowe.

Przy prywatnych katalogach potrzebna jest ostrożność. W Niemczech notariusze mogą pojawiać się tylko w katalogach jednakowo otwartych dla wszystkich notariuszy i nie w rankingach. W Austrii obowiązuje zakaz odniesień porównawczych i reklamowego wyróżniania się (pkt 66 STR 2000). Wpis w katalogu branżowym z nazwiskiem, adresem i telefonem nie stanowi problemu, płatne „miejsce premium” z pieczęcią jakości już tak. Więcej w artykule Katalogi online dla kancelarii.

Profil Google: rzeczowy i kompletny

Kto wpisuje „Notar” i miejscowość, najpierw widzi mapę z profilami firm w Google. Profil z wyłącznie rzeczowymi danymi jest dla notariuszy dozwolony; w Niemczech Bundesnotarkammer wyraźnie to potwierdziła. Rzeczowo oznacza: nazwisko, adres, godziny pracy, telefon, strona, kategoria „Notariusz”, zdjęcia wejścia i pomieszczeń, informacje o dostępności.

Delikatną sprawą są opinie. To, co osoby trzecie piszą same z siebie, trzeba zaakceptować. W Niemczech nie wolno jednak nikogo zachęcać do pozytywnych opinii, bo sprowadza się to do wartościującej autoprezentacji. Karty z prośbą o opinię, kody QR w recepcji czy e-maile po wizycie są więc wykluczone. W Austrii aktywne zbieranie opinii trudno pogodzić z zakazem reklamowego wyróżniania się; w razie wątpliwości proszę zapytać swoją izbę, co uznaje się tam za dopuszczalne. Odpowiadając na opinię, proszę zachować tajemnicę zgodnie z § 37 NO lub § 18 BNotO: nie potwierdzać nawet, że dana osoba była u Państwa. Jak skonfigurować profil, pokazuje artykuł Profil firmy w Google dla kancelarii.

Rekomendacje banków, pośredników i kancelarii

Bycie polecanym jest dozwolone i dla wielu notariuszy stanowi najważniejszą drogę do nowych klientów. Granica przebiega tam, gdzie polecenie zamienia się w świadczenie wzajemne lub w zależność.

W praktyce: proszę rozwijać współpracę jakością, a nie umowami. Bank poleca notariusza, bo sprawy wieczystoksięgowe są załatwiane rzetelnie, pośrednik, bo terminy ustala się szybko. Jeśli na stronie dewelopera znajdą Państwo pochwalną wzmiankę, proszę na piśmie poprosić o rzeczowe sformułowanie i to udokumentować. Jak polecenia działają w innych zawodach i gdzie są różnice, opisuje artykuł Rekomendacje dla kancelarii.

Jakość obsługi jako uprawniona dźwignia

Skoro ceny i reklama odpadają jako wyróżniki, pozostaje to, czego doświadczają klienci. To nie wada: właśnie o tym ludzie opowiadają innym i właśnie to może pokazać informacyjna strona, o ile opisuje fakty, zamiast wartościować.

Informować zamiast reklamować: wykłady, wieczory informacyjne, artykuły

Działania public relations są notariuszom wyraźnie dozwolone, o ile informują. W Austrii pkt 64 STR 2000 wymienia informowanie przez media, wykłady i publikacje, w Niemczech wytyczne dopuszczają wydarzenia informacyjne stacjonarnie i online. Wykład o pełnomocnictwie opiekuńczym w domu seniora, wieczór informacyjny o kupnie mieszkania na uniwersytecie ludowym czy webinar o zakładaniu GmbH w inicjatywie dla założycieli to klasyczne przykłady.

• Ton: informacja fachowa, nie impreza sprzedażowa. Na koniec nie „proszę od razu umówić termin”, lecz dane kontaktowe do pytań.
• Artykuły: teksty w gazecie gminnej, mediach regionalnych lub na własnej stronie działają długo i są znajdowane; zob. Pisanie artykułów fachowych.
• Wysyłki: W Niemczech broszury bez zamówienia można wysyłać tylko dotychczasowym zleceniodawcom i z rzeczowego powodu. W Austrii newslettery e-mailowe wymagają co do zasady uprzedniej zgody zgodnie z ustawą o telekomunikacji.
• Media społecznościowe: Informacja fachowa na LinkedIn jest możliwa w obu krajach. Bundesnotarkammer uważa Instagram z reguły za nieodpowiedni.

Co jest tabu

Wiele narzędzi oczywistych dla kancelarii adwokackich czy doradców podatkowych jest dla notariuszy niedostępnych lub dostępnych tylko częściowo. Zestawienie podsumowuje najważniejsze.

Jak zbudować samą stronę, opisuje poradnik Strona kancelarii notarialnej, a jak być znajdowanym w Google dzięki rzeczowym treściom, artykuł SEO dla notariuszy. Szczegóły prawa reklamy znajdą Państwo w wydaniach dla Austrii i Niemiec.