Strona internetowa kancelarii notarialnej: co chcą wiedzieć klienci i na co pozwala urząd

Ramy: informować, a nie reklamować

Notariusze sprawują urząd publiczny. Wynikają z tego surowsze zasady reklamy niż dla adwokatów czy doradców podatkowych. W Austrii § 31 Abs 6 Notariatsordnung (NO, ustawa o notariacie) dopuszcza reklamę tylko w takim zakresie, w jakim prawdziwie i rzeczowo informuje o działalności zawodowej; wytyczne zawodowe Austriackiej Izby Notarialnej (Österreichische Notariatskammer, ÖNK), STR 2000, zakazują m.in. porównań, korzyści cenowych, wymieniania zleceniodawców i wszelkiego reklamowego wyróżniania się. W Niemczech § 29 BNotO (federalna ustawa o notariacie) zakazuje wszelkiego zachowania o charakterze komercyjnym i reklamy sprzecznej z urzędem; wytyczne izb notarialnych, które przeważnie podążają za zaleceniami Federalnej Izby Notarialnej (Bundesnotarkammer), zakazują w szczególności wartościującej autoprezentacji.

Dla strony internetowej jest to mniej ograniczające, niż się wydaje. Informacje o zadaniach, uprawnieniach i obszarach działalności są w obu krajach wyraźnie dozwolone, a właśnie ich szukają odwiedzający. Strona notariusza nie wygrywa sloganami, lecz tym, że odpowiada na pytania, zanim ktoś zadzwoni. Szczegóły dotyczące prawa reklamy znajdą Państwo w poradnikach Reklama notariuszy w Austrii i Reklama notariuszy w Niemczech.

Osobna strona dla każdej czynności

Ludzie przychodzą ze sprawą, a nie z dziedziną prawa. Strona „Usługi” z wyliczeniem dwudziestu pojęć nikomu nie pomaga. Lepsza jest osobna strona dla każdej częstej czynności, która wyjaśnia, kiedy potrzebny jest notariusz, jak to przebiega i co przynieść. Poniższe zestawienie pokazuje strony, które opłacają się niemal w każdej kancelarii notarialnej.

Każda z tych stron powinna być konkretna. „Kompleksowo doradzamy we wszystkich sprawach spadkowych” mówi niewiele; „Po śmierci notariusz jako komisarz sądowy kontaktuje się z bliskimi. Na pierwsze spotkanie proszę przynieść akt zgonu i, jeśli jest, testament” mówi dużo. Jak ogólnie budować strony obszarów działalności, opisuje artykuł Obszary działalności na stronie. Jak na stronie o sprawach spadkowych wyjaśnić, kiedy klienci potrzebują notariusza, a kiedy kancelarii adwokackiej, pokazuje poradnik Prawo spadkowe: adwokat czy notariusz?.

Listy dokumentów i przebieg wizyty

Najczęstsze telefony do kancelarii notarialnej dotyczą dwóch pytań: co mam przynieść i jak przebiega wizyta? Na oba można odpowiedzieć na stronie tak, by klienci przychodzili dobrze przygotowani, a zespół był odciążony. Przebieg dla umowy sprzedaży może wyglądać tak:

Przejrzyście objaśnić koszty

„Ile to kosztuje?” to jedno z najczęstszych wyszukiwań związanych z notariuszami. Rabaty czy „tanie” ceny są tabu, natomiast rzeczowa informacja o ustawowych taryfach jest wyraźnie pożądana. Osobna strona „Koszty” buduje zaufanie, bo pokazuje, że nie ma pola do negocjacji ani ukrytych pozycji.

• Austria: Honoraria ustala się według Notariatstarifgesetz (NTG, ustawa o taryfie notarialnej), najczęściej jako opłatę od wartości czynności, czasem jako opłatę za czas. Dochodzą do tego wydatki gotówkowe, opłaty sądowe i VAT. Pierwsza informacja prawna jest zgodnie z pkt 56 STR 2000 bezpłatna; wzmianka o tym to informacja, a nie reklama. Przewidywane honorarium podają Państwo z góry (pkt 58).
• Niemcy: Opłaty bezwzględnie wynikają z Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG, ustawa o kosztach sądowych i notarialnych) i zależą od wartości czynności. Poświadczenie podpisu kosztuje według nr 25100 KV GNotKG 0,2 opłaty, co najmniej 20 i najwyżej 70 euro, plus wydatki i VAT. Porozumienia co do opłat są nieważne (§ 125 GNotKG), dlatego „bezpłatna pierwsza konsultacja” nie istnieje.

Dostępność, wejście i języki

Wielu odwiedzających stronę notariusza to osoby starsze, przychodzą z bliskimi albo potrzebują wizyty w określonym miejscu. Dlatego praktyczne informacje powinny być dobrze widoczne na każdej stronie, a nie ukryte w impressum.

• Godziny pracy i terminy: godziny telefoniczne, godziny przyjęć i „wizyty po umówieniu” wyraźnie rozdzielone. W Austrii należą tu Amtstage (dni urzędowania) w okolicznych gminach, z miejscem, datą i zapisami.
• Dojazd: adres, piętro, najbliższy przystanek, parking. Zdjęcie wejścia przy pierwszej wizycie pomaga bardziej niż logo.
• Dostęp bez barier: Czy jest winda, podjazd, sala spotkań na parterze? Proszę to wyraźnie napisać. Jeśli możliwe są wizyty, np. w szpitalu czy domu opieki, to również tu należy.
• Języki: Proszę wymienić języki, w których Państwo i zespół mogą udzielać objaśnień, słownie zamiast flagami. Proszę wskazać, kiedy trzeba zaangażować tłumacza, w Niemczech np. zgodnie z § 16 BeurkG.
• Możliwości online: Czy można przesłać dokumenty, umówić się online albo przeprowadzić niektóre czynności przez wideo, należy opisać na odpowiedniej stronie czynności.

Sama strona też powinna być dostępna: odpowiednia wielkość czcionki, dobry kontrast, obsługa klawiaturą, teksty alternatywne do zdjęć. Co wymaga prawo, a co jest po prostu dobrą praktyką, wyjaśnia artykuł Dostępność strony kancelarii. O treściach w kilku językach: Strona wielojęzyczna.

Czego nie powinno być na stronie

Wiele szablonów stron powstało dla firm i zawiera elementy, które nie pasują do kancelarii notarialnej. Proszę sprawdzić każdą stronę według poniższego zestawienia.

Powściągliwość obowiązuje też przy zdjęciach: fotografie z wizyty z rozpoznawalnymi klientami lub czytelnymi dokumentami naruszają tajemnicę zgodnie z § 37 NO lub § 18 BNotO. Proszę pokazywać pomieszczenia, wejście i zespół, a nie same czynności. Pomysły na bezpieczne zdjęcia znajdą Państwo w artykule Zdjęcia na stronę kancelarii.

Anwaltsnotariat: dwie działalności, wyraźnie rozdzielone

W Austrii istnieje tylko jedna forma notariatu. W Niemczech w niektórych regionach działają Anwaltsnotar:innen (adwokaci-notariusze), którzy są jednocześnie adwokatami. Dla ich stron obowiązuje dodatkowa zasada: reklama działalności adwokackiej nie może przenosić się na urząd notarialny (§ 29 Abs. 2 BNotO). W praktyce oznacza to: osobne części dla działalności adwokackiej i notarialnej, tytuły Fachanwalt i opinie klientów tylko w części adwokackiej oraz żadnych sformułowań przedstawiających urząd jako dodatek do kancelarii adwokackiej.

Notariusze wykonujący wyłącznie zawód notariusza, często nazywani „Nur-Notar:innen”, nie mają tego problemu rozgraniczenia. Za to dla wszystkich w Niemczech obowiązuje zasada dotycząca domeny: ogólne pojęcia związane z notariatem bez indywidualizującego dodatku są niedozwolone, więc „notar-[miasto].de” z reguły odpada. Więcej o wyborze nazwy i adresu w artykule Nazwa kancelarii i domena.

Impressum, ochrona danych i technika

Impressum notariusza ma więcej wierszy niż impressum firmy: tytuł urzędowy, siedzibę urzędu, właściwą izbę, organ nadzoru i prawo zawodowe. Co dokładnie jest potrzebne, różni się między krajami, a w Niemczech także między Nur-Notariat i Anwaltsnotariat. Poradniki Impressum kancelarii notarialnej w Austrii i Impressum kancelarii notarialnej w Niemczech omawiają każdy wiersz; projekt mogą Państwo przygotować w generatorze impressum.

• Ochrona danych: formularze kontaktowe tylko szyfrowane, kompletna polityka prywatności. Dla dokumentów z wrażliwymi danymi proszę zaoferować bezpieczne przesyłanie zamiast nieszyfrowanego e-maila.
• Cookies: Strona notariusza obejdzie się bez śledzenia reklamowego. Kto z niego rezygnuje, zwykle nie potrzebuje też rozbudowanego banera cookies; zob. Baner cookies.
• Utrzymanie: Godziny pracy, Amtstage i przykłady kosztów się dezaktualizują. Proszę ustalić, kto i kiedy je sprawdza.