Сайт нотариальной конторы: что хотят знать клиенты и что допускает должность

Рамки: информировать, а не рекламировать

Нотариусы исполняют публичную должность. Отсюда более строгие правила рекламы, чем для адвокатов или налоговых консультантов. В Австрии § 31 Abs 6 Notariatsordnung (NO, закон о нотариате) допускает рекламу лишь в той мере, в какой она правдиво и по существу информирует о профессиональной деятельности; сословные правила Österreichische Notariatskammer (ÖNK, Австрийская нотариальная палата), STR 2000, запрещают, среди прочего, сравнения, ценовые преимущества, упоминание заказчиков и любое рекламное выпячивание. В Германии § 29 BNotO (федеральный закон о нотариате) запрещает любое коммерческое поведение и рекламу, противоречащую публичной должности; правила нотариальных палат, которые в основном следуют рекомендациям Bundesnotarkammer (Федеральной нотариальной палаты), запрещают прежде всего оценочную самопрезентацию.

Для сайта это ограничивает меньше, чем кажется. Информация о задачах, полномочиях и сферах деятельности прямо разрешена в обеих странах, и именно её ищут посетители. Сайт нотариуса выигрывает не слоганами, а тем, что отвечает на вопросы ещё до звонка. Подробности о правилах рекламы – в руководствах Реклама нотариусов в Австрии и Реклама нотариусов в Германии.

Отдельная страница для каждого вида действий

Люди приходят с конкретной задачей, а не с отраслью права. Страница «Услуги» с перечнем из двадцати терминов никому не помогает. Лучше отдельная страница для каждого частого вида действий: когда нужен нотариус, как всё происходит и что взять с собой. В обзоре ниже – страницы, которые стоит создать почти в любой нотариальной конторе.

Каждая из этих страниц должна быть конкретной. «Мы всесторонне консультируем по вопросам наследства» говорит мало; «После смерти нотариус как судебный комиссар связывается с родственниками. На первую встречу возьмите свидетельство о смерти и, если есть, завещание» говорит много. Как вообще строить страницы о сферах деятельности, описано в статье Сферы деятельности на сайте. Как на странице о наследстве объяснить, когда клиентам нужен нотариус, а когда адвокатское бюро, показано в статье Наследственное право: адвокат или нотариус?.

Списки документов и порядок приёма

Чаще всего в нотариальную контору звонят с двумя вопросами: что взять с собой и как проходит приём? На оба можно ответить на сайте так, чтобы клиенты приходили хорошо подготовленными, а команда была разгружена. Порядок для договора купли-продажи может выглядеть так:

Прозрачно объяснить расходы

«Сколько это стоит?» – один из самых частых запросов о нотариусах. Скидки или «дешёвые» цены под запретом, а вот деловая информация о законных тарифах прямо приветствуется. Отдельная страница «Расходы» создаёт доверие, потому что показывает: торговаться не о чем и скрытых позиций нет.

• Австрия: гонорары рассчитываются по Notariatstarifgesetz (NTG, закон о нотариальном тарифе), чаще всего как сбор от стоимости сделки, иногда как почасовой сбор. К ним добавляются наличные расходы, судебные сборы и НДС. Первая юридическая справка по п. 56 STR 2000 бесплатна; указание на это – информация, а не реклама. Ожидаемый гонорар вы называете заранее (п. 58).
• Германия: сборы строго следуют Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG, закон о судебных и нотариальных расходах) и зависят от стоимости сделки. Засвидетельствование подписи по № 25100 KV GNotKG стоит 0,2 сбора, минимум 20 и максимум 70 евро, плюс расходы и НДС. Соглашения о размере сборов недействительны (§ 125 GNotKG), поэтому «бесплатной первой консультации» не бывает.

Доступность, вход и языки

Многие посетители сайта нотариуса – люди старшего возраста, приходят с родственниками или нуждаются в приёме в определённом месте. Поэтому практические сведения должны быть хорошо видны на каждой странице, а не спрятаны в импрессуме.

• Часы работы и запись: часы телефонной связи, приёмные часы и «приём по договорённости» чётко разделены. В Австрии сюда относятся Amtstage (выездные приёмные дни) в соседних общинах с местом, датой и порядком записи.
• Как добраться: адрес, этаж, ближайшая остановка, парковка. Фото входа при первом визите помогает больше, чем логотип.
• Доступ без барьеров: есть ли лифт, пандус, переговорная на первом этаже? Напишите об этом прямо. Если возможны выезды, например в больницу или дом престарелых, это тоже стоит указать.
• Языки: назовите языки, на которых вы и ваша команда можете давать разъяснения, словами, а не флажками. Укажите, когда необходимо привлечь переводчика, в Германии например по § 16 BeurkG.
• Онлайн: можно ли загрузить документы, записаться онлайн или провести отдельные удостоверения по видеосвязи, указывайте на соответствующей странице.

Сам сайт тоже должен быть доступным: достаточный размер шрифта, хороший контраст, управление с клавиатуры, альтернативные тексты к изображениям. Что требует закон, а что просто хорошая практика, объясняет статья Доступность сайта канцелярии. О материалах на нескольких языках – Многоязычный сайт.

Чему не место на сайте

Многие шаблоны сайтов сделаны для компаний и содержат элементы, которые нотариальной конторе не подходят. Проверьте каждую страницу по следующему сопоставлению.

Сдержанность нужна и в фотографиях: снимки приёма с узнаваемыми клиентами или читаемыми документами нарушают тайну по § 37 NO или § 18 BNotO. Показывайте помещения, вход и команду, а не сами действия. Идеи для безопасных фото – в статье Фотографии для сайта канцелярии.

Anwaltsnotariat: две деятельности, чётко разделённые

В Австрии существует лишь одна форма нотариата. В Германии в части регионов работают Anwaltsnotar:innen – адвокаты, которые одновременно являются нотариусами. Для их сайтов действует дополнительное правило: реклама адвокатской деятельности не должна переноситься на нотариальную должность (§ 29 Abs. 2 BNotO). На практике это значит: отдельные разделы для адвокатской и нотариальной работы, звания Fachanwalt и отзывы клиентов только в адвокатском разделе и никаких формулировок, представляющих должность нотариуса как дополнение к адвокатской канцелярии.

У нотариусов, работающих только нотариусами («Nur-Notar:innen»), этого вопроса разграничения нет. Зато для всех в Германии действует правило о домене: родовые нотариальные термины без индивидуализирующего дополнения недопустимы, поэтому «notar-[город].de», как правило, исключён. Подробнее о выборе названия и адреса – в статье Название канцелярии и домен.

Импрессум, защита данных и техника

В импрессуме нотариуса больше строк, чем у компании: должностное наименование, место нахождения должности, компетентная палата, надзорный орган и профессиональное право. Что именно нужно, различается между странами, а в Германии и между Nur-Notariat и Anwaltsnotariat. Руководства Импрессум нотариуса в Австрии и Импрессум нотариуса в Германии разбирают каждую строку; черновик можно создать в генераторе импрессума.

• Защита данных: контактные формы только с шифрованием, полная политика конфиденциальности. Для документов с чувствительными данными предложите защищённую загрузку вместо незашифрованной почты.
• Cookies: сайту нотариуса не нужен рекламный трекинг. Без него обычно не нужен и сложный cookie-баннер; см. Cookie-баннер.
• Поддержка: часы работы, Amtstage и примеры расходов устаревают. Определите, кто и когда их проверяет.