Najvažnije ukratko
- I stručni newsletter u pravilu se smatra oglašavanjem. Potrebna Vam je prethodna privola: u Njemačkoj prema § 7 st. 2 UWG, u Austriji prema § 174 st. 3 TKG 2021, ondje i prema poduzećima.
- Double opt-in nije propisan, ali je uobičajen način dokazivanja privole.
- Iznimka za postojeće klijente uska je: samo vlastite, slične usluge, s napomenom o pravu na prigovor pri prikupljanju i u svakoj poruci.
- Svako izdanje treba pošiljatelja, poveznicu za odjavu i impresum; alat za slanje treba ugovor o obradi podataka.
- Nikada ne šaljite s otvorenom listom primatelja u poljima „Prima“ ili „Kopija“ (CC): to otkriva tko je klijent.
Ovaj članak je opća informacija, a ne pravno ili porezno savjetovanje u pojedinačnom slučaju. Zakoni, strukovne smjernice i članarine komora se mijenjaju: pojedinosti prije odluke provjerite kod svoje komore, nadležnog tijela ili strukovnog udruženja.
Zašto newsletter za urede
Web-stranica i Google profil djeluju kada netko traži. Newsletter djeluje između mandata. Porezna savjetnica koja prije svakog tromjesečja podsjeća na predujmove, odvjetnik koji neposredno prije kraja godine upozorava na zastaru, revizorica koja sažima rokove za objavu financijskih izvještaja: takve su poruke korisne, prosljeđuju se i donose nove naloge. Mnogi porezni uredi to poznaju kao okružnicu za klijente na papiru (Mandantenrundschreiben); newsletter je njezina digitalna verzija.
Pravno, međutim, sadržaj gotovo da ne čini razliku. I činjenični newsletter služi tome da ured ostane u sjećanju i da pridobije naloge, pa se stoga u pravilu smatra oglašavanjem. Time vrijede pravila za oglašavanje e-poštom, i to od prvog primatelja.
Privola i double opt-in
U Njemačkoj je oglašavanje e-poštom bez prethodne izričite privole nedopustivo uznemiravanje (§ 7 st. 2 UWG). U Austriji je bez prethodne privole nedopušteno (§ 174 st. 3 TKG 2021), i to izričito i prema poduzećima, dakle i kod newslettera direktorici d.o.o.-a (GmbH). Uz to u objema zemljama vrijedi GDPR (DSGVO): privola mora biti dana dobrovoljno, za konkretnu svrhu i informirano, a Vi je morate moći dokazati (čl. 7 st. 1 GDPR-a).
Obrazac za prijavu
Obvezna je samo adresa e-pošte, ime je dobrovoljno. Uz to rečenica o tome što šaljete i koliko često, s poveznicom na izjavu o zaštiti podataka. Bez unaprijed označenog kvadratića, bez povezivanja s kontaktnim obrascem.
Poruka za potvrdu
Sustav šalje poruku s poveznicom za potvrdu. Ona ne sadrži oglašavanje, samo molbu za potvrdu i napomenu da se bez klika ništa dalje neće dogoditi.
Zapis
Pohranjuju se vrijeme prijave i potvrde te tekst privole. Tako u slučaju spora možete dokazati tko je i kada pristao.
Poruka dobrodošlice
Slanje počinje tek nakon potvrde. Kratak pozdrav s napomenom o odjavi stvara povjerenje.
Iznimka za postojeće klijente
Obje zemlje poznaju iznimku za vlastite kupce. Ona je uža nego što mnogi misle i ne pokriva opći newsletter svim kontaktima.
| Pretpostavka | Njemačka, § 7 st. 3 UWG | Austrija, § 174 st. 4 TKG 2021 |
|---|---|---|
| Podrijetlo adrese | dobivena od same kupice u vezi s prodajom robe ili usluge | dobivena u vezi s prodajom ili uslugom vlastitim kupcima |
| Sadržaj | izravno oglašavanje vlastitih sličnih usluga | izravno oglašavanje vlastitih sličnih usluga |
| Prigovor | nema prigovora; jasna napomena o pravu na prigovor pri prikupljanju i pri svakoj upotrebi | jasna mogućnost besplatnog, jednostavnog odbijanja pri prikupljanju i pri svakoj poruci |
| Dodatno | nema daljnje pretpostavke | nema upisa na ECG popis RTR-a (ECG-Liste) |
Za urede to znači: tko Vam je u okviru mandata dao svoju adresu, smije biti informiran o sličnim uslugama ako je već pri preuzimanju mandata upozoren na pravo na prigovor. Kontakti s posjetnica, događanja, upiti bez mandata ili protivnici u postupku ne spadaju pod iznimku. Za njih Vam je potrebna privola. Kod medijacije iznimka rijetko odgovara jer čuvate svoju neutralnost prema objema stranama.
Pošiljatelj, odjava i impresum
Svako izdanje mora prepoznatljivo dolaziti od Vašeg ureda. U Njemačkoj se ni pošiljatelj ni oglašivački karakter ne smiju prikriti u zaglavlju ili retku predmeta (§ 6 st. 2 DDG), a u Austriji je oglašavanje e-poštom s prikrivenim pošiljateljem ili bez valjane adrese za odjavu uvijek nedopušteno (§ 174 st. 5 TKG 2021). Odjava mora biti jednako jednostavna kao prijava: jedan klik, bez prijave u korisnički račun, bez obrazloženja.
U svako izdanje
- Naziv ureda kao pošiljatelj i adresa za odgovor koja se čita
- Činjenični predmet koji opisuje sadržaj
- Poveznica za odjavu i napomena o pravu na prigovor
- Impresum u podnožju: u Njemačkoj podaci kao na web-stranici prema § 5 DDG, kod uredničkog sadržaja odgovorna osoba prema § 18 st. 2 MStV
- U Austriji impresum prema § 24 st. 3 MedienG i poveznica na objavu (Offenlegung) prema § 25 MedienG
- Poveznica na izjavu o zaštiti podataka
Tekst impresuma za web-stranicu i podnožje izradite generatorom impresuma. Koje podatke Vaše zanimanje dodatno treba, piše u vodičima o impresumu, primjerice za porezne savjetnike u Austriji ili odvjetnike u Njemačkoj.
Alat za slanje: EU hosting i ugovor o obradi
Newsletter s više od šačice primatelja ne pripada u običan program za e-poštu. Alat za slanje upravlja prijavama, double opt-inom i odjavama te šalje svaku poruku zasebno. Pritom u Vaše ime obrađuje osobne podatke. Pri odabiru pazite na ove točke:
- Ugovor o obradi podataka prema čl. 28 GDPR-a, koji pružatelj standardno stavlja na raspolaganje
- Poslužitelji i po mogućnosti sjedište u EU-u; kod pružatelja iz trećih zemalja provjerite pravnu osnovu prijenosa
- Double opt-in sa zapisom i automatska odjava bez Vašeg sudjelovanja
- Mjerenje otvaranja i klikova koje se može isključiti po popisu
- Vlastita domena pošiljatelja s ispravno postavljenim SPF, DKIM i DMARC zapisima, kako poruke ne bi završile u spamu
Sadržaji koji se čitaju
Dobar newsletter ureda kratak je, redovit i koristan. Tri do pet tema po izdanju, svaka s dvije, tri rečenice i poveznicom na opširni stručni članak na Vašoj web-stranici. Što odgovara kojem zanimanju:
| Zanimanje | Teme koje se ponavljaju | Teme povezane s povodom |
|---|---|---|
| Porezni savjetnik (Steuerberater:in) | porezni rokovi mjeseca ili tromjesečja, predujmovi | porezne reforme, novi paušali i granice, savjeti za kraj godine |
| Bilančar (Bilanzbuchhalter:in) | rokovi obračuna plaća (Lohnverrechnung odnosno Lohnbuchhaltung), predaja isprava | nove vrijednosti primitaka u naravi, promjene kod prijava i e-računa |
| Odvjetnik (Rechtsanwält:in) | rokovi na kraju godine, primjerice zastara | izmjene zakona i važne presude, činjenično kontekstualizirane |
| Revizor (Wirtschaftsprüfer:in) | rokovi za sastavljanje i objavu godišnjih financijskih izvještaja | nove obveze revizije i izvještavanja |
| Medijator (Mediator:in) | termini informativnih večeri i radionica | nove ponude, primjerice medijacija u obiteljskim poduzećima |
| Javni bilježnik (Notar:in) | činjenične napomene, primjerice o anticipiranoj punomoći i oporuci | promjene u nasljednom, obiteljskom ili trgovačkom pravu |
I u newsletteru vrijedi strukovno pravo: bez priča iz mandata bez privole, bez obećanja uspjeha, bez titula koje nisu dodijeljene. Novosti iz ureda poput nove kolegice ili promijenjenog radnog vremena za blagdane dobrodošle su, ali ne bi trebale činiti glavni dio. Licencirane informacije za klijente stručnih izdavača štede vrijeme; dopunite ih vlastitim odlomkom, kako bi newsletter zvučao kao Vaš ured.
Ritam i mjerenje bez pretjeranog praćenja
Mjesečno ili tromjesečno realno je za većinu ureda. Porezni i knjigovodstveni uredi slanje usklađuju s rokovima, odvjetnički uredi više prema povodu. Važnija od učestalosti jest pouzdanost: tko u siječnju najavi mjesečni newsletter, trebao bi ga u lipnju još slati.
Alati za slanje standardno mjere tko je otvorio koju poruku i kliknuo koju poveznicu. Takva analiza po osobi osjetljiva je s gledišta zaštite podataka; mnoga tijela za zaštitu podataka za nju traže zasebnu privolu. Uredu gotovo uvijek treba manje: broj odjava, sažeti broj klikova bez povezivanja s osobama i posjete povezanim člancima u statistici Vaše web-stranice. Stope otvaranja ionako su netočne jer mnogi programi za e-poštu slike unaprijed učitavaju ili blokiraju.
Čuvanje tajne: pogreška s BCC-om
Najčešća pogreška s najtežim posljedicama događa se bez alata za newsletter: netko iz običnog poštanskog sandučića pošalje obavijest svim klijentima i upiše adrese u polje „Prima“ ili „Kopija“ (CC). Svaka primateljica sada vidi tko je još klijent ureda. To je povreda osobnih podataka koju pod određenim okolnostima morate u roku od 72 sata prijaviti nadzornom tijelu (čl. 33 GDPR-a), a istodobno i povreda strukovne obveze čuvanja tajne, jer je zaštićena već i sama činjenica da mandat postoji.
Ovako je ispravno
- Koristiti alat za slanje koji svaku poruku dostavlja zasebno
- Razdvojiti popise prema svrsi i uvrstiti samo osobe s privolom ili odgovarajućom iznimkom
- Prije slanja poslati probnu poruku sebi
- Educirati zaposlenike i zabraniti skupne poruke iz poštanskog sandučića
Radije ne
- Upisivati klijente u polje „Prima“ ili „Kopija“ (CC), pa ni „samo ovaj put“
- Oslanjati se na BCC u običnom poštanskom sandučiću; dovoljan je jedan pogrešan klik
- Koristiti kupljene popise adresa ili adrese iz imenika
- U newsletter pisati personalizirane sadržaje koji se odnose na neki mandat
Newsletter najbolje djeluje zajedno s web-stranicom koja nudi opširne odgovore i urednim nastupom u svakoj pojedinoj poruci. Odgovarajući potpis za to izradite generatorom potpisa e-pošte, a koji sadržaji pripadaju na web-stranicu, opisuje vodič Sadržaj web-stranice ureda.
Web-stranica na koju Vaš newsletter može upućivati
Naše web-stranice za urede donose rubriku vodiča za Vaše stručne članke, potpun impresum i izjavu o zaštiti podataka koja pokriva i newsletter. Zatražite besplatan pregled.
Neobvezujući pregled kako bi web-stranica Vašeg ureda mogla izgledati kod nas.
Izvori
- Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb § 7 (nedopustiva uznemiravanja)
- RIS – TKG 2021 § 174 (neželjene poruke)
- Opća uredba o zaštiti podataka (EU) 2016/679
- Digitale-Dienste-Gesetz § 6 (komercijalne komunikacije)
- Digitale-Dienste-Gesetz § 5 (impresum)
- Medienstaatsvertrag § 18 (obveze informiranja)
- RIS – Mediengesetz § 24 (impresum)
- Bundesnotarkammer: preporuke smjernica (Richtlinienempfehlungen)
- RIS – Mediengesetz § 25 (objava, Offenlegung)
