Svaka e-poruka koja napušta Vaš ured mali je poslovni dopis. Za društva i upisane tvrtke zakon propisuje što u njemu mora stajati, a klijenti očekuju broj telefona, adresu i put do web-stranice. Generator spaja oboje u uredan potpis koji izgleda jednako u svim uobičajenim programima za e-poštu.
Koji podaci pripadaju u potpis e-pošte
U Austriji § 14 Unternehmensgesetzbuch (UGB) od svih tvrtki upisanih u Firmenbuch zahtijeva da na poslovnim dopisima u bilo kojem obliku, dakle i u e-pošti, navedu: tvrtku s dodatkom pravnog oblika, sjedište, broj u Firmenbuch i Firmenbuchgericht. To se odnosi na Rechtsanwalts-GmbH jednako kao na Steuerberatungs-GmbH ili knjigovodstveni ured kao e.U. Tko izostavi te podatke, riskira prisilne kazne Firmenbuchgerichta.
U Njemačkoj to uređuje više zakona: § 37a HGB za upisane trgovce (eingetragene Kaufleute), HGB za OHG i KG, PartGG za partnerska društva i § 35a GmbHG za GmbH i UG. GmbH dodatno navodi sve direktore (Geschäftsführer) s prezimenom i barem jednim punim imenom. Samostalni odvjetnici, porezni savjetnici ili medijatori bez upisa u registar nemaju zakonskih obveznih podataka u e-pošti, ali potpun potpis ipak je standard.
Zašto je potpis izrađen kao tablica
Programi za e-poštu vrlo različito prikazuju HTML. Outlook pod Windowsima koristi prikaz Worda, Gmail uklanja stilske listove, a Apple Mail rado preuzima vlastiti zadani font. Generator zato izrađuje potpis onako kako to rade stručnjaci za newslettere: kao tablicu s fiksnim razmacima, fontom Arial i svim bojama izravno na elementima. Tako kod primatelja izgleda kao u pregledu.
Potpis namjerno ne sadrži slike i logotipe. Mnogi programi blokiraju slike dok ih se ne odobri, prikazuju ih kao privitak ili od kratkog odgovora naprave e-poruku s nekoliko datoteka. Boja naglaska iz Vašeg memoranduma i jasan font djeluju profesionalnije od logotipa koji stigne kao spajalica.
Što još čini dobar potpis
Neka bude kratak: ime, funkcija, ured, telefon, e-pošta, web-stranica i adresa, a ispod sitnije obvezni podaci. Citati, reklamni banneri i dugi popisi poveznica na društvene mreže odvlače pozornost. Poveznica za online rezervaciju termina, naprotiv, Vama i Vašim klijentima štedi dopisivanje. Za odgovore i prosljeđivanja u mnogim je programima dovoljna kraća varijanta, primjerice kompaktni raspored.
