Каждое письмо, которое уходит из вашего бюро, – это небольшое деловое письмо. Для компаний и зарегистрированных предприятий закон предписывает, что в нём должно стоять, а клиенты ожидают номер телефона, адрес и путь к сайту. Генератор объединяет одно и другое в аккуратную подпись, которая выглядит одинаково во всех распространённых почтовых программах.
Какие сведения должны быть в подписи e-mail
В Австрии § 14 Unternehmensgesetzbuch (UGB) требует от всех предприятий, внесённых в Firmenbuch, указывать на деловых письмах в любой форме, то есть и в e-mail: фирму с указанием правовой формы, местонахождение, номер в Firmenbuch и суд, ведущий Firmenbuch. Это касается и Rechtsanwalts-GmbH, и Steuerberatungs-GmbH, и бухгалтерского бюро в форме e.U. Кто опускает эти сведения, рискует принудительными штрафами со стороны суда, ведущего Firmenbuch.
В Германии это регулируют несколько законов: § 37a HGB для зарегистрированных коммерсантов (e.K.), HGB для OHG и KG, PartGG для партнёрских обществ (Partnerschaftsgesellschaft) и § 35a GmbHG для GmbH и UG. GmbH дополнительно называет всех управляющих директоров (Geschäftsführer) с фамилией и как минимум одним полностью написанным именем. Для самостоятельных адвокатов, налоговых консультантов или медиаторов без записи в реестре закон не предписывает обязательных сведений в e-mail, но полная подпись всё равно стандарт.
Почему подпись построена как таблица
Почтовые программы отображают HTML очень по-разному. Outlook под Windows использует движок Word, Gmail удаляет таблицы стилей, Apple Mail охотно подставляет свой шрифт по умолчанию. Поэтому генератор строит подпись так, как это делают профессионалы рассылок: как таблицу с фиксированными отступами, со шрифтом Arial и всеми цветами прямо у элементов. Так у получателей она выглядит так же, как в превью.
От изображений и логотипов подпись сознательно отказывается. Многие программы блокируют картинки, пока их не разрешат, показывают их как вложение или превращают короткий ответ в письмо с несколькими файлами. Акцентный цвет из вашего бланка и чёткий шрифт выглядят профессиональнее, чем логотип, который приходит в виде скрепки.
Что ещё отличает хорошую подпись
Делайте её короткой: имя, должность, бюро, телефон, e-mail, сайт и адрес, под ними мелким шрифтом обязательные сведения. Цитаты, рекламные баннеры и длинные списки ссылок на соцсети отвлекают. А вот ссылка на онлайн-запись избавляет вас и ваших клиентов от переписки туда и обратно. Для ответов и пересылок во многих программах достаточно более короткого варианта, например компактного макета.
