Kısaca en önemli noktalar
- Mesleki içerikli bir bülten bile kural olarak reklam sayılır. Önceden onaya ihtiyacınız vardır: Almanya'da § 7 Abs. 2 UWG uyarınca, Avusturya'da § 174 Abs. 3 TKG 2021 uyarınca; Avusturya'da işletmelere karşı da.
- Çift onaylı kayıt (Double-Opt-in) zorunlu değildir, ama onayı kanıtlamanın olağan yoludur.
- Mevcut müvekkiller için istisna dardır: yalnızca kendi benzer hizmetleriniz için, adres alınırken ve her e-postada itiraz hakkı notuyla.
- Her sayı gönderen, abonelikten çıkış bağlantısı ve künye gerektirir; gönderim aracı için bir veri işleme sözleşmesi gerekir.
- Asla açık bir dağıtım listesiyle „Kime“ ya da „CC“ alanından göndermeyin: Bu, kimin müvekkil olduğunu ele verir.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır ve somut olaya ilişkin hukuki veya vergisel danışmanlık değildir. Yasalar, meslek kuralları ve meslek odası aidatları değişir: Karar vermeden önce ayrıntıları meslek odanızdan, ilgili makamdan veya meslek birliğinizden kontrol edin.
Bürolar için neden bülten?
Web sitesi ve Google profili biri arama yaptığında işe yarar. Bülten ise vekâletler arasında işe yarar. Her çeyrekten önce peşin ödemeleri hatırlatan bir vergi danışmanı, yıl sonundan kısa süre önce zamanaşımına dikkat çeken bir avukat, açıklama (Offenlegung) sürelerini özetleyen bir bağımsız denetçi: Bu tür mesajlar faydalıdır, iletilir ve yeni işler getirir. Birçok vergi bürosu bunu kâğıt üzerindeki müvekkil genelgesi olarak bilir; bülten bunun dijital sürümüdür.
Ancak hukuken içerik pek bir fark yaratmaz. Nesnel bir bülten de büroyu akılda tutmaya ve iş kazanmaya hizmet eder, bu nedenle kural olarak reklam sayılır. Böylece e-posta reklamına ilişkin kurallar geçerli olur, hem de ilk alıcıdan itibaren.
Onay ve çift onaylı kayıt
Almanya'da önceden açık onay olmadan yapılan e-posta reklamı makul olmayan bir rahatsızlıktır (§ 7 Abs. 2 UWG). Avusturya'da önceden onay olmadan yasaktır (§ 174 Abs. 3 TKG 2021), hem de açıkça işletmelere karşı da; yani GmbH'nın genel müdürüne gönderilen bülten için de. Buna her iki ülkede DSGVO eklenir: Onay özgür iradeyle, somut amaç için ve bilgilendirilmiş olarak verilmelidir ve bunu kanıtlayabilmeniz gerekir (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
Kayıt formu
Yalnızca e-posta adresi zorunludur, ad isteğe bağlıdır. Yanında neyi ve ne sıklıkla gönderdiğinize dair bir cümle ve gizlilik beyanına bağlantı. Önceden işaretlenmiş kutu yok, iletişim formuna bağlama yok.
Onay e-postası
Sistem onay bağlantısı içeren bir e-posta gönderir. Bu e-posta reklam içermez; yalnızca onay ricasını ve tıklanmazsa başka bir şey olmayacağı notunu içerir.
Kayıt tutanağı
Kayıt ve onay zamanı ile onay metninin tam ifadesi saklanır. Böylece bir anlaşmazlıkta kimin ne zaman onay verdiğini kanıtlayabilirsiniz.
Hoş geldiniz e-postası
Gönderim ancak onaydan sonra başlar. Abonelikten çıkışa ilişkin bir not içeren kısa bir karşılama güven yaratır.
Mevcut müvekkiller için istisna
Her iki ülke de kendi müşterileri için bir istisna tanır. Bu istisna birçok kişinin sandığından daha dardır ve tüm kişilere gönderilen genel bir bülteni kapsamaz.
| Koşul | Almanya, § 7 Abs. 3 UWG | Avusturya, § 174 Abs. 4 TKG 2021 |
|---|---|---|
| Adresin kaynağı | bir mal ya da hizmet satışıyla bağlantılı olarak doğrudan müşterinin kendisinden alınmış | satışla ya da kendi müşterilerine verilen bir hizmetle bağlantılı olarak alınmış |
| İçerik | kendi benzer hizmetleri için doğrudan reklam | kendi benzer hizmetleri için doğrudan reklam |
| İtiraz | itiraz yok; adres alınırken ve her kullanımda itiraz hakkına açık bir not | adres alınırken ve her mesajda ücretsiz ve kolay reddetme için açık bir imkân |
| Ek olarak | başka koşul yok | RTR'nin ECG listesinde kayıt olmaması |
Bürolar için bunun anlamı: Size adresini vekâlet kapsamında veren kişi, vekâletin kabulünde itiraz hakkı konusunda zaten bilgilendirilmişse benzer hizmetler hakkında bilgilendirilebilir. Kartvizitlerden, etkinliklerden, vekâlete dönüşmemiş taleplerden gelen kişiler ya da davadaki karşı taraflar bu kapsama girmez. Onlar için onaya ihtiyacınız vardır. Arabuluculukta bu istisna nadiren uygundur, çünkü her iki tarafa karşı tarafsızlığınızı korursunuz.
Gönderen, abonelikten çıkış ve künye
Her sayının büronuzdan geldiği anlaşılmalıdır. Almanya'da ne gönderen ne de reklam niteliği başlık ya da konu satırında gizlenebilir (§ 6 Abs. 2 DDG); Avusturya'da gönderenin gizlendiği ya da abonelikten çıkış için geçerli bir adres içermeyen e-posta reklamı her zaman yasaktır (§ 174 Abs. 5 TKG 2021). Abonelikten çıkış, kayıt kadar kolay olmalıdır: tek tık, müşteri hesabına giriş yok, gerekçe yok.
Her sayıda
- Gönderen olarak büro adı ve gerçekten okunan bir yanıt adresi
- İçeriği tanımlayan nesnel bir konu satırı
- Abonelikten çıkış bağlantısı ve itiraz hakkına ilişkin not
- Alt bilgide künye: Almanya'da § 5 DDG uyarınca web sitesindeki bilgiler, editoryal içerikte § 18 Abs. 2 MStV uyarınca sorumlu kişi
- Avusturya'da § 24 Abs. 3 MedienG uyarınca künye ve § 25 MedienG uyarınca Offenlegung'a bağlantı
- Gizlilik beyanına bağlantı
Web sitesi ve alt bilgi için künye metnini künye oluşturucu ile hazırlayabilirsiniz. Mesleğinizin ek olarak hangi bilgilere ihtiyaç duyduğunu zorunlu bilgiler rehberleri anlatıyor; örneğin Avusturya'daki vergi danışmanları ya da Almanya'daki avukatlar için.
Gönderim aracı: AB'de barındırma ve veri işleme sözleşmesi
Bir avuçtan fazla alıcısı olan bir bülten, normal e-posta programına ait değildir. Bir gönderim aracı kayıtları, çift onayı ve abonelikten çıkışları yönetir ve her e-postayı tek tek gönderir. Bunun için sizin adınıza kişisel verileri işler. Seçerken şu noktalara dikkat edin:
- Sağlayıcının standart olarak sunduğu Art. 28 DSGVO uyarınca veri işleme sözleşmesi
- Sunucular ve mümkünse merkez de AB'de; üçüncü ülkelerden sağlayıcılarda aktarımın dayanağını kontrol edin
- Tutanaklı çift onay ve sizin müdahaleniz olmadan otomatik abonelikten çıkış
- Liste başına kapatılabilir açılma ve tıklama ölçümü
- E-postaların spam klasörüne düşmemesi için doğru ayarlanmış SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarına sahip kendi gönderen alan adınız
Okunan içerikler
İyi bir büro bülteni kısa, düzenli ve faydalıdır. Sayı başına üç ila beş konu, her biri iki üç cümleyle ve web sitenizdeki ayrıntılı mesleki yazıya bir bağlantıyla. Hangi mesleğe ne uyar:
| Meslek | Tekrar eden konular | Duruma bağlı konular |
|---|---|---|
| Vergi danışmanı | Ayın ya da çeyreğin vergi tarihleri, peşin ödemeler | Vergi reformları, yeni götürü tutarlar ve sınırlar, yıl sonu ipuçları |
| Bilanço muhasebecisi | Bordro tarihleri (Lohnverrechnung ya da Lohnbuchhaltung), belge teslimi | Yeni ayni menfaat değerleri, bildirimlerde ve e-faturada değişiklikler |
| Avukat | Yıl sonundaki süreler, örneğin zamanaşımı | Kanun değişiklikleri ve önemli kararlar, nesnel biçimde değerlendirilmiş |
| Bağımsız denetçi | Yıllık hesapların hazırlanması ve açıklanması (Offenlegung) için süreler | Yeni denetim ve raporlama yükümlülükleri |
| Arabulucu | Bilgilendirme akşamları ve atölyeler için tarihler | Yeni hizmetler, örneğin aile şirketlerinde arabuluculuk |
| Noter | Örneğin ihtiyati vekâletname ve vasiyetname hakkında nesnel notlar | Miras, aile ya da şirketler hukukunda değişiklikler |
Bültende de meslek hukuku geçerlidir: onay olmadan vekâlet hikâyeleri yok, başarı vaatleri yok, verilmemiş unvanlar yok. Yeni bir meslektaş ya da bayramlarda değişen çalışma saatleri gibi bürodan haberler memnuniyetle karşılanır, ama ana bölümü oluşturmamalıdır. Meslek yayınevlerinin lisanslı müvekkil bilgilendirmeleri zaman kazandırır; bültenin büronuz gibi konuşması için bunlara kendi yazdığınız bir paragraf ekleyin.
Aşırı takip olmadan tempo ve ölçüm
Çoğu büro için aylık ya da üç aylık gönderim gerçekçidir. Vergi ve muhasebe büroları gönderimi tarihlere göre, avukatlık büroları daha çok duruma göre ayarlar. Sıklıktan daha önemli olan güvenilirliktir: Ocak ayında aylık bir bülten duyuran kişi Haziran'da hâlâ göndermelidir.
Gönderim araçları varsayılan olarak kimin hangi e-postayı açtığını ve hangi bağlantıya tıkladığını ölçer. Kişi bazında yapılan bu değerlendirme veri koruma hukuku açısından hassastır; birçok veri koruma makamı bunun için ayrı bir onay ister. Bir büro için neredeyse her zaman daha azı yeterlidir: abonelikten çıkış sayısı, kişiyle ilişkilendirilmeyen özet tıklama sayıları ve web sitesi istatistiğinizde bağlantı verilen yazılara yapılan ziyaretler. Açılma oranları zaten kesin değildir, çünkü birçok e-posta programı görselleri önceden yükler ya da engeller.
Sır saklama: BCC hatası
En sık yapılan ve en ağır sonuçlu hata bir bülten aracı olmadan gerçekleşir: Biri normal posta kutusundan tüm müvekkillere bir bilgi gönderir ve adresleri „Kime“ ya da „CC“ alanına yazar. Artık her alıcı büronun başka kimlerin müvekkili olduğunu görür. Bu, koşullara göre 72 saat içinde denetim makamına bildirmeniz gerekebilecek bir kişisel veri ihlalidir (Art. 33 DSGVO) ve aynı zamanda mesleki sır saklama yükümlülüğünün ihlalidir, çünkü bir vekâletin var olması bile korunur.
Doğrusu böyle
- Her e-postayı tek tek ileten bir gönderim aracı kullanın
- Listeleri amaca göre ayırın ve yalnızca onayı olan ya da uygun bir istisnaya giren kişileri ekleyin
- Göndermeden önce kendinize bir test e-postası gönderin
- Çalışanları eğitin ve posta kutusundan toplu e-postaları yasaklayın
Bundan kaçının
- Müvekkilleri „Kime“ ya da „CC“ alanına yazmak, „yalnızca bu seferlik“ bile
- Normal posta kutusunda BCC'ye güvenmek; tek bir yanlış tık yeter
- Satın alınmış adres listeleri ya da rehberlerden alınmış adresler kullanmak
- Bültene bir vekâletle ilgili kişiselleştirilmiş içerikler yazmak
Bülten en iyi, ayrıntılı yanıtları sunan bir web sitesiyle ve her bir e-postadaki düzgün bir görünümle birlikte işe yarar. Buna uygun imzayı e-posta imzası oluşturucu ile hazırlayabilirsiniz; web sitesinde hangi içeriklerin yer alması gerektiğini Büro web sitesinin içerikleri rehberi anlatıyor.
Bülteninizin bağlantı verebileceği bir web sitesi
Büro web sitelerimiz mesleki yazılarınız için bir rehber bölümü, eksiksiz bir künye ve bülteni de kapsayan bir gizlilik beyanıyla gelir. Ücretsiz bir önizleme isteyin.
Büro web sitenizin bizde nasıl görünebileceğine dair bağlayıcı olmayan bir önizleme.
Kaynaklar
- Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb § 7 (makul olmayan rahatsızlıklar)
- RIS – TKG 2021 § 174 (istenmeyen mesajlar)
- Genel Veri Koruma Tüzüğü (DSGVO) (AB) 2016/679
- Digitale-Dienste-Gesetz § 6 (ticari iletişimler)
- Digitale-Dienste-Gesetz § 5 (künye)
- Medienstaatsvertrag § 18 (bilgilendirme yükümlülükleri)
- RIS – Mediengesetz § 24 (künye)
- Bundesnotarkammer: yönerge tavsiyeleri
- RIS – Mediengesetz § 25 (Offenlegung)
