Selbständig in der Bilanzbuchhaltung in Österreich: Prüfung, Bestellung und die Grenzen Ihrer Berechtigung

Drei Berufe, drei Berechtigungen

Bevor Sie Lehrgänge buchen oder einen Firmennamen suchen, lohnt sich ein Blick auf die Frage, welcher der drei Bilanzbuchhaltungsberufe zu Ihrem Vorhaben passt. Die Berufe unterscheiden sich nicht nur in der Prüfung, sondern vor allem darin, welche Leistungen Sie später verkaufen dürfen. Wer etwa nur Lohnverrechnung machen will, braucht keine Bilanzbuchhalterprüfung. Wer dagegen Jahresabschlüsse für kleine GmbHs erstellen möchte, kommt um sie nicht herum.

Bilanzbuchhalter:innen haben den weitesten Umfang. Sie dürfen nach § 2 Abs. 1 BiBuG unter anderem die Lohnverrechnung samt Vertretung in lohnabhängigen Abgaben übernehmen, Mandant:innen bei der gemeinsamen Prüfung lohnabhängiger Abgaben begleiten und vertreten (nicht aber im Rechtsmittelverfahren) sowie über FinanzOnline Akteneinsicht nehmen und Rückzahlungsanträge stellen. Dazu kommen Beratungsleistungen im Zusammenhang mit diesem Umfang, Beratung in Beitragsangelegenheiten der Sozialversicherung, Registrierkassen-Meldungen und Meldungen zum Register der wirtschaftlichen Eigentümer (§ 2 Abs. 2 BiBuG). Viele starten deshalb zunächst als Buchhalter:in oder Personalverrechner:in und erweitern die Berechtigung später.

Was keiner der drei Berufe darf

Die Bilanzbuchhaltungsberufe grenzen eng an die Steuerberatung. Diese Grenze ist der Punkt, an dem in der Praxis die meisten Probleme entstehen, und zwar oft nicht in der Arbeit selbst, sondern auf der Website oder im Angebot. Die Wirtschaftskammer stellt in ihren FAQ zum Berechtigungsumfang klar, was nicht erlaubt ist:

• Jahressteuererklärungen wie Einkommen-, Umsatz- oder Körperschaftsteuererklärung erstellen oder abgeben. Erlaubt ist nur die Arbeitnehmerveranlagung, und auch die nur als Bote ohne Vertretung.
• Steuerbescheide prüfen und dagegen Rechtsmittel erheben.
• Vertretung vor dem Finanzamt Österreich, dem Bundesfinanzgericht und dem Verwaltungsgerichtshof, abgesehen von Umsatzsteuervoranmeldungen, Zusammenfassenden Meldungen, Lohnabgaben, Akteneinsicht und Rückzahlungsanträgen.
• Bilanzen über die Größenmerkmale einer kleinen Kapitalgesellschaft hinaus (§ 221 Abs. 1 UGB).
• Arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Rechtsberatung: Laut WKO ist sie Rechtsanwält:innen vorbehalten, auch wenn Sie in Beitragsfragen der Sozialversicherung beraten dürfen.

Die Voraussetzungen für die Bestellung

§ 7 BiBuG zählt die allgemeinen Voraussetzungen auf. Die meisten davon sind Formalitäten, die Sie mit Unterlagen belegen. Planen Sie aber die Praxiszeit früh ein, denn sie lässt sich nicht abkürzen: Teilzeit wird nur anteilig angerechnet.

Liegt die Fachprüfung mehr als sieben Jahre zurück, verlangt § 7 Abs. 3 BiBuG zusätzlich den Nachweis, dass Sie in der Zwischenzeit überwiegend fachlich tätig waren. Andernfalls gilt die Voraussetzung der Fachprüfung als nicht erfüllt. Wer also vor Jahren die Prüfung abgelegt und dann in einem anderen Bereich gearbeitet hat, sollte vor dem Antrag mit der Behörde klären, welche Prüfungsteile erneut abzulegen sind.

Fachprüfung: wo, wie lange, was sie kostet

Die Fachprüfung legen Sie bei einer Meisterprüfungsstelle der Wirtschaftskammer ab, die Sie frei wählen können. Die Anmeldung muss spätestens sechs Wochen vor dem Termin einlangen. Die Prüfungsgebühr beträgt je nach Umfang 149, 198 oder 297 Euro. Die Prüfung besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil, wobei der Umfang mit der Berechtigung wächst: Bei Bilanzbuchhalter:innen gehören eine Hauptklausur und eine eigene Klausur zur Personalverrechnung dazu.

Die Vorbereitung läuft in der Praxis meist berufsbegleitend über Lehrgänge von Bildungseinrichtungen. Haben Sie eine inhaltlich vergleichbare Prüfung bereits abgelegt, etwa im Rahmen eines facheinschlägigen Studiums oder Lehrgangs, können Sie nach § 13 BiBuG eine Befreiung von schriftlichen Prüfungsteilen beantragen. Darüber entscheidet die Behörde mit Bescheid. Fragen Sie vor der Anmeldung nach, welche Ihrer Abschlüsse anerkannt werden; das kann einige Monate Lernzeit sparen.

Von der Prüfung zur öffentlichen Bestellung

Ohne NeuFöG-Befreiung fallen nach dem Gebührengesetz eine Antragsgebühr von 70 Euro, 6 Euro je nicht vergebührter Beilage und 124 Euro für die Bestellungsurkunde an. Eine gesetzliche Bearbeitungsfrist für Inlandsanträge nennt das Unternehmensserviceportal nicht.

Laufende Pflichten nach der Bestellung

Als Bilanzbuchhalter:in sind Sie Mitglied der Wirtschaftskammer, zuständig ist die Fachgruppe Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie (UBIT) Ihres Bundeslandes. Die Grundumlage legt jede Fachgruppe selbst fest. Versichert sind Sie nach dem GSVG bei der SVS. Wer eine Zeit lang nicht aktiv sein möchte, kann die Berechtigung ruhend melden; während des Ruhens entfällt die Versicherungspflicht.

Einzelunternehmen, e.U. oder Gesellschaft

Die meisten Kanzleien in der Buchhaltung starten als Einzelunternehmen, Ein-Personen-Unternehmen stellen in der Fachgruppe UBIT einen großen Teil der Mitglieder. Die Eintragung als e.U. ins Firmenbuch ist freiwillig, solange Sie die Schwellen des UGB nicht überschreiten, kann aber für einen eigenen Firmenwortlaut sinnvoll sein. Zusätze wie „Bilanzbuchhaltungsbüro“ sind zulässig, wenn sie stimmen.

Eine GmbH, OG oder KG muss von der Behörde anerkannt werden und braucht eine:n gewerberechtliche:n Geschäftsführer:in, die oder der für den gesamten Berechtigungsumfang der Gesellschaft die Fachprüfung hat (§ 28 BiBuG). Scheidet diese Person aus, haben Sie sechs Monate für die Nachbesetzung. Auch gemeinsame Gesellschaften mit Steuerberater:innen sind möglich, was für Kanzleien interessant ist, die Buchhaltung und Jahreserklärungen aus einer Hand anbieten wollen.

Die ersten Mandant:innen gewinnen

Neue Kanzleien in der Buchhaltung bekommen ihre ersten Aufträge selten über Werbung, sondern über Empfehlungen und Kooperationen. Drei Wege haben sich bewährt:

1. Eine Branche wählen. Gastronomie, Bau- und Baunebengewerbe, Vereine oder Online-Händler mit OSS-Meldungen haben jeweils eigene Fragen. Wer diese kennt, wird weiterempfohlen.
2. Mit Steuerberatungskanzleien zusammenarbeiten. Sie liefern laufende Buchhaltung, Lohnverrechnung und Saldenliste, die Kanzlei übernimmt Jahreserklärungen und Vertretung. Damit bleiben Sie in Ihrem Umfang und gewinnen Partner, die Ihnen Mandant:innen schicken.
3. Sichtbar sein, wo gesucht wird. Ihr Eintrag im Register der Bilanzbuchhaltungsbehörde und im WKO Firmen A-Z entsteht automatisch. Ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil und eine eigene Website ergänzen das.

Für Angebote und Verträge stellt die Wirtschaftskammer Muster-AGB für alle drei Berufe bereit. Achten Sie darauf, dass pauschale Haftungsausschlüsse nach § 36 Abs. 6 BiBuG unzulässig sind. Budgetieren Sie außerdem früh die Lizenz für Ihre Buchhaltungssoftware, denn sie ist neben der Versicherung meist der größte Fixkostenblock im ersten Jahr.

Ihre Website zum Start

Wer nach einer Buchhalterin oder einem Lohnverrechner sucht, tippt meist den Ort dazu, etwa „Buchhaltung Linz“ oder „Lohnverrechnung Wien“. Eine eigene Website mit klaren Leistungen, Ihrem Branchenschwerpunkt und einem einfachen Kontaktweg ist deshalb mehr als eine Visitenkarte. Wie Sie lokal gefunden werden, beschreibt der Beitrag zu lokalem SEO.

Zwei Dinge sind bei Bilanzbuchhaltungsberufen besonders: Das Impressum braucht mehr Angaben als bei anderen Unternehmen, etwa die Bilanzbuchhaltungsbehörde als Aufsichtsbehörde (siehe Impressum für Bilanzbuchhaltung in Österreich); der Impressum-Generator setzt sie für alle drei Berufe passend ein. Und die Leistungsbeschreibung muss exakt zu Ihrer Berechtigung passen, wie im Beitrag zur Werbung in der Bilanzbuchhaltung erklärt. Eine fertige Kanzlei-Website bei Meine-Kanzlei-Website kostet 1.800 € netto einmalig, dazu Hosting um 30 € pro Monat. Was Websites am Markt kosten, zeigt der Beitrag Website-Kosten.