Selbständig als Buchhalter:in in Deutschland: Was Sie dürfen, was Sie brauchen und wie Sie starten

Kein eigener Beruf, sondern eine Ausnahme

Das Steuerberatungsgesetz (StBerG) erlaubt die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen nur bestimmten Berufsgruppen, vor allem Steuerberater:innen, Rechtsanwält:innen und Wirtschaftsprüfer:innen. Buchhaltung gilt dabei als Teil der Hilfe in Steuersachen. Dass Sie als Buchhalter:in trotzdem selbständig arbeiten dürfen, verdanken Sie einer einzigen Vorschrift: § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG.

Diese Vorschrift wurde mit der jüngsten Reform des Steuerberatungsrechts neu gefasst und gilt in der neuen Form seit dem 1. September 2026. Viele ältere Ratgeber sprechen noch von „§ 6 Nr. 3“ (mechanische Arbeitsgänge) und „§ 6 Nr. 4“ (Buchen laufender Geschäftsvorfälle, laufende Lohnabrechnung). Die Ausnahmen für Buchhalter:innen stehen jetzt gebündelt in Absatz 1 Nummer 1. Neu dazugekommen ist ausdrücklich das Anlegen von Kontenplänen, das bisher nicht erlaubt war. Forderungen von Berufsverbänden, Geprüften Bilanzbuchhalter:innen auch Umsatzsteuervoranmeldungen oder Jahresabschlüsse zu öffnen, hat der Gesetzgeber nicht übernommen.

Was Sie anbieten dürfen und was nicht

Die Grenze verläuft nicht zwischen „einfach“ und „schwierig“, sondern zwischen laufender Erfassung und allem, was zu einer Steuererklärung oder einem Abschluss führt. Die folgende Übersicht stützt sich auf den Gesetzeswortlaut, das Merkblatt der Finanzverwaltung Niedersachsen zur Tätigkeit als selbständige:r Buchhalter:in und die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs.

Das Kontieren, also die Zuordnung eines Belegs zum richtigen Konto, gehört nach Auffassung der Finanzverwaltung zum Buchen laufender Geschäftsvorfälle und ist für qualifizierte Buchhalter:innen erlaubt. Das Bundesverfassungsgericht hatte schon 1980 entschieden, dass ein generelles Kontierverbot für diese Gruppe unverhältnismäßig ist. Das Merkblatt aus Niedersachsen stammt vom Oktober 2025, also aus der Zeit vor der Reform; in den Grundzügen bleibt es aber aussagekräftig.

Die Qualifikation: Ausbildung plus drei Jahre Praxis

Die Ausnahme gilt nur, wenn die Tätigkeit in der Verantwortung einer Person liegt, die nach der Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf (oder nach einer gleichwertigen Vorbildung) mindestens drei Jahre im Buchhaltungswesen gearbeitet hat, und zwar mit mindestens 16 Wochenstunden. Als gleichwertig nennt die Finanzverwaltung etwa die Bilanzbuchhalterprüfung oder ein wirtschaftswissenschaftliches Studium. Wichtig: Die Praxis zählt erst ab dem Abschluss.

Eine Behörde prüft das vorher nicht. Die Beweislast liegt im Streitfall bei Ihnen. Legen Sie deshalb einen Ordner mit Abschlusszeugnis und Arbeitszeugnissen an, aus denen Tätigkeit, Zeitraum und Stundenumfang hervorgehen.

Geprüfte:r Bilanzbuchhalter:in (IHK)

Der Abschluss „Geprüfte:r Bilanzbuchhalter:in – Bachelor Professional in Bilanzbuchhaltung“ ist eine öffentlich-rechtliche Fortbildungsprüfung nach dem Berufsbildungsgesetz, geregelt in einer eigenen Verordnung und abgenommen von der IHK. Zugelassen wird, wer eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische oder verwaltende Ausbildung nachweist, alternativ einen Fachwirt- oder Fachkaufmann-Abschluss, einen Abschluss als Staatlich geprüfte:r Betriebswirt:in, einen wirtschaftswissenschaftlichen Bachelor mit einem Jahr Praxis oder fünf Jahre Praxis überwiegend im Finanz- und Rechnungswesen (§ 3 BibuBAProFPrV). Die Prüfungsgebühren legt jede IHK selbst fest. Lehrgang und Prüfung können über das Aufstiegs-BAföG gefördert werden.

Der Abschluss erweitert Ihre Befugnisse nicht über § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG hinaus. Er ist aber ein starkes Qualitätssignal, und § 8 Abs. 4 StBerG erlaubt ausdrücklich, unter dieser Bezeichnung zu werben. „Bachelor Professional“ ist dabei kein akademischer Grad.

Anmeldung in fünf Schritten

Gewerbe, Rechtsform und Steuern

Buchhalter:innen sind nicht freiberuflich tätig. Der Beruf steht nicht im Katalog des § 18 EStG, und der Bundesfinanzhof hat die Freiberuflichkeit für selbständige Buchhalter:innen verneint (BFH, Urteil vom 28.6.2001, IV R 10/00). Das hat drei Folgen: Gewerbesteuerpflicht, IHK-Mitgliedschaft und keine Partnerschaftsgesellschaft, denn die steht nur freien Berufen offen.

• Gewerbesteuer: Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag (§ 11 GewStG). Viele kleine Büros zahlen deshalb anfangs wenig oder nichts, und die Gewerbesteuer wird teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet.
• IHK-Beitrag: Nicht eingetragene Einzelunternehmer:innen mit einem Gewerbeertrag bis 5.200 Euro sind beitragsfrei. Existenzgründer:innen, die in den fünf Jahren davor nicht selbständig waren, sind bei einem Gewinn bis 25.000 Euro im Gründungsjahr und im Folgejahr beitragsfrei und im dritten und vierten Jahr von der Umlage befreit (§ 3 Abs. 3 IHKG).
• Umsatzsteuer: Die Kleinunternehmerregelung greift, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (§ 19 UStG). Ihre Mandant:innen sind meist Unternehmen mit Vorsteuerabzug, daher ist der Verzicht auf die Regelung oft sinnvoller.
• Rechtsformen: Einzelunternehmen, GbR, UG (haftungsbeschränkt) oder GmbH. Bei einer Gesellschaft muss die verantwortliche Person die Qualifikation nach § 6 StBerG erfüllen.

Was passiert, wenn Sie die Grenze überschreiten

Die Kontrolle läuft in Deutschland nicht über eine Aufsichtsbehörde, sondern über zwei Wege. Erstens kann das Finanzamt bei dauerhaft unsachgemäßer Tätigkeit die Hilfeleistung in Steuersachen für bis zu fünf Jahre untersagen (§ 7 StBerG); die Untersagung wird vom Bundesamt für Justiz veröffentlicht, und wer gegen eine vollziehbare Untersagung verstößt, riskiert ein Bußgeld bis 50.000 Euro (§ 160 StBerG). Zweitens beobachten Steuerberaterkammern den Markt und mahnen irreführende Werbung nach dem Wettbewerbsrecht ab. Die meisten Konflikte entstehen dabei nicht aus der Arbeit, sondern aus dem Auftritt: einer Website, die „Finanzbuchhaltung komplett“ verspricht, oder einem Angebot, das die Umsatzsteuervoranmeldung „gleich mit erledigt“.

Erste Mandant:innen und Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen

Das tragfähigste Modell für kleine Buchhaltungsbüros ist die Arbeitsteilung: Sie übernehmen Belegorganisation, laufende Buchungen und Lohnabrechnung, eine Steuerberatungskanzlei die Umsatzsteuervoranmeldung, den Abschluss und die Erklärungen. Wichtig ist, dass die Mandant:innen die Steuerberaterin oder den Steuerberater selbst beauftragen. Sie selbst dürfen diese Leistungen weder verkaufen noch als Subunternehmer:in weiterreichen.

Gute Startpunkte für die Akquise sind Handwerksbetriebe, Gastronomie, Online-Händler und Vereine, aber auch Steuerberatungskanzleien selbst, die Lohnabrechnungen auslagern. Weil § 8 Abs. 2 StBerG Werbung um Einzelaufträge für Buchhaltungstätigkeiten ausdrücklich nicht verbietet, dürfen Sie Betriebe gezielt ansprechen. Telefon und E-Mail bleiben aber an die Regeln des Wettbewerbsrechts gebunden, Details stehen im Beitrag zur Werbung als Buchhalter:in. Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Wer Mandant:innen bei der Umstellung auf digitale Belege hilft, hat ein gutes Gesprächsthema für den Einstieg.

Ihre Website: Umfang zeigen, Vertrauen aufbauen

Mandant:innen suchen online nach „Buchhaltung“ oder „Lohnabrechnung“ in ihrer Stadt. Eine Website ist deshalb Ihr wichtigster Vertriebskanal und zugleich der Ort, an dem Steuerberaterkammern zuerst nachsehen. Formulieren Sie Ihre Leistungen deshalb so, dass niemand an Steuerberatung denkt, und machen Sie den Umfang sichtbar, nicht nur per Paragraf im Kleingedruckten. Was dabei ins Impressum gehört, lesen Sie im Beitrag zum Impressum für Buchhalter:innen, allgemeine Inhalte einer Kanzlei-Website im Beitrag Website-Inhalte. Auch Visitenkarte und E-Mail-Signatur sollten Ihren Umfang richtig benennen; beide erstellen Sie kostenlos mit dem Visitenkarten-Generator und dem E-Mail-Signatur-Generator.

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