Otvaranje ureda u Njemačkoj: što odvjetnici, porezni savjetnici i ostali trebaju obaviti prije početka

Slobodno zanimanje, obrt ili javna služba?

Prvu skretnicu postavlja porezno pravo. Odvjetnici, javni bilježnici, porezni savjetnici i revizori izričito se nalaze u katalogu slobodnih zanimanja (§ 18 st. 1 br. 1 EStG). Za njih vrijedi: nema prijave obrta, nema poreza na obrt (Gewerbesteuer), nema članstva u IHK-u, ali postoji obvezno članstvo u vlastitoj komori. Javni bilježnici su uz to nositelji javne službe, a njihovo zanimanje izričito nije obrt (§ 2 BNotO).

Drukčije je kod samostalnih knjigovođa: sudska praksa njihovu djelatnost svrstava u obrtničku. Prijavljuju se uredu za obrt (Gewerbeamt), postaju članovi IHK-a i po potrebi plaćaju Gewerbesteuer. Kod medijatora razvrstavanje nije jedinstveno i često ovisi o matičnom zanimanju. Tko medijaciju vodi kao odvjetnik, ostaje u slobodnom zanimanju; ostali to pitanje najbolje razjasne s poreznim savjetnikom već pri ispunjavanju upitnika za poreznu registraciju.

Dopuštenje za rad i imenovanje u pregledu

Odvjetnicima nakon dopuštenja dolazi obveza koju mnogi podcjenjuju: unutar prve godine moraju pohađati nastavu o propisima o zanimanju od najmanje deset sati (§ 43f BRAO). Za javne bilježnike vrijedi isto kao u Austriji: javnobilježničko mjesto ne osniva se, nego se raspisuje i popunjava nakon provjere potrebe. I oni ipak uređuju ured (Geschäftsstelle), zapošljavaju osoblje i trebaju sigurnu IT infrastrukturu.

Sjedište ureda i mjesto poslovanja

Gdje otvarate ured, nije samo pitanje ukusa. Odvjetnici moraju urediti ured na području svoje komore (§ 27 st. 1 BRAO); o toj se obvezi trenutačno raspravlja, ali i dalje vrijedi. Revizori neposredno nakon imenovanja osnivaju mjesto poslovanja (berufliche Niederlassung, § 3 WPO). Porezne savjetnike imenuje komora na čijem se području treba nalaziti mjesto poslovanja. Javnim bilježnicima dodjeljuje se službeno sjedište (Amtssitz), gdje vode svoj ured (§ 10 BNotO).

Pri odabiru prostora diskrecija i dostupnost važniji su od reprezentativnosti. Čekaonica u kojoj nitko ne čuje telefonske razgovore iz ureda važnija je od mramornog pulta na recepciji. Virtualni ured s pukom poštanskom adresom za ured u pravilu nije dovoljan. Planirajte i kamo ćete rasti: dodatno savjetovalište poreznog savjetnika u pravilu mora voditi drugi porezni savjetnik s mjestom poslovanja na tom području; za jedno dodatno savjetovalište komora na zahtjev može odobriti iznimku (§ 34 st. 2 StBerG).

Pravni oblik: više slobode od reforme

Velikom reformom odvjetničkog prava društava iz 2022. odvjetnicima su otvoreni svi pravni oblici njemačkog prava, od GbR-a preko partnerskog društva s ograničenom profesionalnom odgovornošću (PartG mbB) do GmbH-a i AG-a (§ 59b BRAO). Dopušteno je i jednočlano društvo. Zajedno s poreznim savjetnicima, revizorima i drugim slobodnim zanimanjima smiju se interprofesionalno udružiti (§ 59c BRAO). Slično je otvoren i Zakon o poreznom savjetovanju (Steuerberatungsgesetz, §§ 49 i dalje StBerG).

• Ograničenje odgovornosti stoji osiguranja: odvjetničko društvo za obavljanje zanimanja s ograničenom odgovornošću treba 2,5 milijuna eura po osiguranom slučaju, a s najviše deset nositelja zanimanja 1 milijun eura (§ 59o BRAO). Društva za porezno savjetovanje s ograničenom odgovornošću trebaju 1 milijun eura (§ 55f StBerG).
• Dopuštenje za društvo: odvjetnička društva s ograničenom odgovornošću odobrava Rechtsanwaltskammer (§ 59f BRAO), društva za porezno savjetovanje priznaje Steuerberaterkammer (§ 53 StBerG), a revizorska društva WPK.
• Nazivi su zaštićeni: „Steuerberatungsgesellschaft“ smije se nazivati samo društvo u kojem porezni savjetnici imaju većinu glasačkih prava i u tijelima (§ 55g StBerG).
• Javni bilježnici udružuju se samo s kolegama istog službenog sjedišta (§ 9 BNotO); javnobilježnički GmbH ne postoji.
• Knjigovođe ne mogu osnovati partnersko društvo jer nisu slobodno zanimanje. Uobičajeni su pojedinačni poduzetnik, GbR, UG ili GmbH.

Versorgungswerk i zdravstveno osiguranje

Tko pripada komorskom zanimanju, postaje obvezni član strukovne mirovinske ustanove savezne zemlje, primjerice Versorgungswerka odvjetnika ili poreznih savjetnika. Doprinosi se ravnaju prema prihodima; mnoge ustanove smanjuju ih za osobe na početku karijere. Kako ne biste plaćali dvaput, Deutsche Rentenversicherung podnosite zahtjev za oslobođenje od zakonskog mirovinskog osiguranja (§ 6 st. 1 SGB VI). Učinite to rano: oslobođenje vrijedi za konkretnu djelatnost i mora se ponovno provjeriti pri promjeni, primjerice s radnog mjesta kao Syndikus (pravnik u poduzeću) u vlastiti ured.

Za knjigovođe i medijatore bez komorskog zanimanja Versorgungswerk ne postoji; mirovinu organiziraju sami. Zdravstveno osiguranje trebaju svi, ili dobrovoljno zakonsko ili privatno. Opća obveza osiguranja proizlazi iz § 193 st. 3 VVG.

Finanzamt, PDV i e-račun

U roku od mjesec dana od početka djelatnosti osnivanje javljate Finanzamtu (§ 138 AO). To se radi preko upitnika za poreznu registraciju (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) u ELSTER-u. U njemu navodite očekivani promet, odlučujete o pravilu za male poduzetnike (Kleinunternehmerregelung) i po potrebi tražite PDV identifikacijski broj (USt-IdNr.). Mali poduzetnik je onaj čiji promet u prethodnoj godini nije prešao 25.000 eura, a u tekućoj godini ne prelazi 100.000 eura (§ 19 UStG). Tko savjetuje pretežno poduzeća, često se toga odriče, jer tada može vratiti pretporez iz nabava u fazi osnivanja.

Elektronički pretinci i uredski softver

Svako komorsko zanimanje danas ima vlastiti pretinac za komunikaciju sa sudovima i tijelima: posebni elektronički odvjetnički pretinac beA (§ 31a BRAO), pretinac poreznih savjetnika beSt (§ 86d StBerG) i javnobilježnički pretinac beN (§ 78n BNotO). beA postavlja Bundesrechtsanwaltskammer, ali prva registracija te kartice ili tokeni Vaša su obveza. Prema sudovima odvjetnici podneske moraju predavati elektronički (§ 130d ZPO). Bez ispravnog pretinca dakle prvog dana ne možete podnijeti tužbu.

Kod uredskog softvera zanimanje određuje uobičajeni izbor: u poreznom savjetovanju raširen je DATEV s portalima poput DATEV Unternehmen online, u odvjetničkim uredima programi poput RA-MICRO, Advoware ili DATEV Anwalt, a u odvjetničkom bilježništvu rješenja poput AnNoText. Važnije od imena jest da rokovi, vođenje spisa, obračun prema RVG-u ili StBVV-u i razmjena podataka s klijentima besprijekorno rade zajedno.

Čuvanje tajne, i prema pružateljima usluga

Obveza čuvanja tajne (§ 43a st. 2 BRAO, § 57 st. 1 StBerG, § 18 BNotO) kazneno je zaštićena: § 203 StGB štiti tajne povjerene nositeljima profesionalne tajne. Pružatelje usluga poput IT podrške, oblaka ili hostinga web-stranice smijete uključiti samo ako ih pažljivo odaberete, date im samo nužan pristup i ugovorno ih u tekstualnom obliku obvežete na čuvanje tajne (§ 43e BRAO). Tome se pridružuje ugovor o obradi podataka prema čl. 28 GDPR-a (DSGVO).

Financiranje: Gründungszuschuss, KfW, preuzimanje

Tko osniva ured dok prima naknadu za nezaposlene (Arbeitslosengeld), može kod Agentur für Arbeit zatražiti Gründungszuschuss (§ 93 SGB III). Na početku samostalne djelatnosti mora postojati preostalo pravo od najmanje 150 dana, a potrebno je i mišljenje stručnog tijela o održivosti, a to izričito mogu biti i strukovne komore. Šest mjeseci isplaćuje se dosadašnja naknada uz 300 eura, a nakon toga do devet mjeseci 300 eura (§ 94 SGB III). Pravo na potporu ne postoji: agencija odlučuje po diskrecijskoj ocjeni.

Za ulaganja u prostor, tehniku i početne troškove KfW nudi ERP-Gründerkredit StartGeld, koji tražite preko svoje banke. Često je povoljnije od novog osnivanja preuzimanje postojećeg ureda, upravo u poreznom savjetovanju, gdje mnogi vlasnici traže nasljednika. Pravilnik o zanimanju za to propisuje posebna pravila, primjerice pri prijenosu i unošenju prakse (§ 28 BOStB).

Biti pronađen: registar, web-stranica, Google

Vaši prvi klijenti provjeravaju Vas prije nego što nazovu. Traže Vaše ime u službenom imeniku, otvaraju web-stranicu i gledaju što drugi pišu na Googleu. Zato pazite da se ta tri izvora podudaraju:

Oglašavanje je za odvjetnike (§ 43b BRAO) i porezne savjetnike (§ 57a StBerG) dopušteno dok god objektivno informira; za javne bilježnike granice su uže, primjerice oglase u tražilicama Bundesnotarkammer smatra nedopuštenima. Pojedinosti su u vodiču o pravilima oglašavanja za Vaše zanimanje, primjerice za odvjetnike ili javne bilježnike.