Almanya'da büro kurmak: avukatlar, vergi danışmanları ve diğer meslekler açılıştan önce neler yapmalı

Serbest meslek, Gewerbe veya kamusal görev?

İlk yol ayrımını vergi hukuku belirler. Avukatlar (Rechtsanwält:innen), noterler, vergi danışmanları (Steuerberater:innen) ve bağımsız denetçiler (Wirtschaftsprüfer:innen) serbest meslekler listesinde açıkça yer alır (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Onlar için geçerli olan: Gewerbe kaydı yok, Gewerbesteuer (işletme vergisi) yok, IHK üyeliği yok; bunun yerine kendi odalarında zorunlu üyelik var. Noterler ayrıca kamusal bir görevin taşıyıcısıdır; meslekleri açıkça bir Gewerbe değildir (§ 2 BNotO).

Serbest çalışan muhasebecilerde durum farklıdır: içtihat bu faaliyeti ticari olarak sınıflandırır. Gewerbeamt'a (ticari işler dairesi) kayıt yaptırır, IHK üyesi olur ve gerekirse Gewerbesteuer öderler. Arabulucularda sınıflandırma tek tip değildir ve çoğu zaman kaynak mesleğe bağlıdır. Avukat olarak arabuluculuk yapan kişi serbest meslek mensubu kalır; diğerleri bu soruyu en iyi, vergi kayıt anketini (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) doldururken bir vergi danışmanıyla netleştirir.

Ruhsat ve atamaya genel bakış

Avukatlar için ruhsattan sonra pek çok kişinin hafife aldığı bir yükümlülük eklenir: ilk yıl içinde meslek hukukuna ilişkin en az on saatlik bir eğitime katılmaları gerekir (§ 43f BRAO). Noterler için Avusturya'daki gibi kural geçerlidir: bir noterlik kadrosu kurulmaz, ihtiyaç incelemesinden sonra ilan edilir ve doldurulur. Ancak onlar da bir büro (Geschäftsstelle) kurar, personel alır ve güvenli bir bilişim altyapısına ihtiyaç duyar.

Büro merkezi ve mesleki yerleşim yeri

Büronuzu nerede açacağınız yalnızca bir zevk meselesi değildir. Avukatlar barolarının bölgesinde bir büro kurmak zorundadır (§ 27 Abs. 1 BRAO); bu büro yükümlülüğü şu anda tartışılıyor, ancak geçerliliğini koruyor. Bağımsız denetçiler atamadan hemen sonra bir mesleki yerleşim yeri (berufliche Niederlassung) oluşturur (§ 3 WPO). Vergi danışmanları, yerleşim yerinin bulunacağı bölgedeki oda tarafından atanır. Noterlere bir görev yeri (Amtssitz) verilir ve büroları orada bulunur (§ 10 BNotO).

Mekân seçiminde gizlilik ve ulaşılabilirlik gösterişten daha önemlidir. Kimsenin bürodaki telefon görüşmelerine kulak misafiri olmadığı bir bekleme alanı, mermer bir resepsiyon bankosundan daha önemlidir. Yalnızca posta adresi olan sanal bir ofis, bir büro için genellikle yeterli değildir. Ayrıca nereye doğru büyüyeceğinizi de planlayın: vergi danışmanlarının ek danışmanlık noktalarını (Beratungsstellen) kural olarak orada yerleşik başka bir vergi danışmanı yönetmelidir; oda, başvuru üzerine bir ek danışmanlık noktası için istisna tanıyabilir (§ 34 Abs. 2 StBerG).

Şirket türü: reformdan bu yana daha fazla özgürlük

2022'deki büyük avukatlık şirketler hukuku reformuyla avukatlara Alman hukukundaki tüm şirket türleri açıldı: GbR'den sınırlı mesleki sorumluluklu ortaklık şirketine (PartG mbB), GmbH'ye ve AG'ye kadar (§ 59b BRAO). Tek kişilik şirkete de izin verilir. Vergi danışmanları, bağımsız denetçiler ve diğer serbest mesleklerle birlikte disiplinler arası birleşebilirler (§ 59c BRAO). Steuerberatungsgesetz de benzer şekilde açıktır (§§ 49 vd. StBerG).

• Sınırlı sorumluluk sigorta maliyeti getirir: Sorumluluğu sınırlı bir avukatlık meslek icra şirketi hasar başına 2,5 milyon Euro'ya, en fazla on meslek mensubu varsa 1 milyon Euro'ya ihtiyaç duyar (§ 59o BRAO). Sorumluluğu sınırlı vergi danışmanlığı şirketleri 1 milyon Euro'ya ihtiyaç duyar (§ 55f StBerG).
• Şirketin ruhsatı: Sorumluluğu sınırlı avukatlık şirketlerine Rechtsanwaltskammer ruhsat verir (§ 59f BRAO), vergi danışmanlığı şirketlerini Steuerberaterkammer tanır (§ 53 StBerG), denetim şirketlerini ise WPK.
• Adlar korunur: Yalnızca oy haklarında ve organlarda vergi danışmanlarının çoğunluğuna sahip olan şirket kendine „Steuerberatungsgesellschaft“ diyebilir (§ 55g StBerG).
• Noterler yalnızca aynı görev yerindeki meslektaşlarıyla birleşebilir (§ 9 BNotO); bir Notar-GmbH yoktur.
• Muhasebeciler serbest meslek mensubu olmadıkları için ortaklık şirketi (Partnerschaftsgesellschaft) kuramaz. Şahıs işletmesi, GbR, UG veya GmbH yaygındır.

Versorgungswerk ve sağlık sigortası

Bir oda mesleğine mensup olan kişi, eyaletin meslek emeklilik kurumunun (berufsständisches Versorgungswerk) zorunlu üyesi olur; örneğin avukatların veya vergi danışmanlarının Versorgungswerk'i. Primler gelire göre belirlenir; birçok kurum mesleğe yeni başlayanlar için primleri düşürür. İki kez ödeme yapmamak için Deutsche Rentenversicherung'a yasal emeklilik sigortasından muafiyet başvurusu yaparsınız (§ 6 Abs. 1 SGB VI). Bunu erken yapın: muafiyet somut faaliyet için geçerlidir ve bir değişiklikte, örneğin Syndikus (şirket avukatı) olarak çalışmaktan kendi büronuza geçişte, yeniden incelenmelidir.

Oda mesleği olmayan muhasebeciler ve arabulucular için Versorgungswerk yoktur; emeklilik güvencelerini kendileri düzenler. Herkesin bir sağlık sigortasına ihtiyacı vardır; ya gönüllü yasal ya da özel sigorta. Genel sigorta yükümlülüğü § 193 Abs. 3 VVG'den doğar.

Finanzamt, KDV ve e-fatura

Faaliyete başladıktan sonra bir ay içinde kuruluşu Finanzamt'a bildirirsiniz (§ 138 AO). Bu, ELSTER'deki vergi kayıt anketi üzerinden yapılır. Ankette beklenen ciroyu belirtir, küçük işletme düzenlemesine (Kleinunternehmerregelung) karar verir ve gerekirse bir KDV kimlik numarası (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) talep edersiniz. Bir önceki yılda en fazla 25.000 Euro ve içinde bulunulan yılda en fazla 100.000 Euro ciro yapan kişi küçük işletmedir (§ 19 UStG). Ağırlıklı olarak şirketlere danışmanlık veren kişi çoğu zaman bundan vazgeçer, çünkü o zaman kuruluş dönemindeki alımlarının KDV'sini indirilecek KDV (Vorsteuer) olarak geri alabilir.

Elektronik posta kutuları ve büro yazılımı

Her oda mesleğinin artık mahkemeler ve makamlarla iletişim için kendi posta kutusu vardır: avukatlar için özel elektronik avukat posta kutusu beA (§ 31a BRAO), vergi danışmanları için beSt (§ 86d StBerG) ve noterler için beN (§ 78n BNotO). beA'yı Bundesrechtsanwaltskammer kurar, ancak ilk kayıt ve kartlar veya token'lar sizin görevinizdir. Avukatlar mahkemelere dilekçeleri elektronik olarak sunmak zorundadır (§ 130d ZPO). Yani çalışan bir posta kutusu olmadan ilk gün dava açamazsınız.

Büro yazılımında alışılmış tercihi meslek belirler: vergi danışmanlığında DATEV Unternehmen online gibi portallarla DATEV yaygındır, avukatlık bürolarında RA-MICRO, Advoware veya DATEV Anwalt gibi programlar, avukat noterlikte AnNoText gibi çözümler. Adından daha önemli olan, süre takibinin, dosya yönetiminin, RVG veya StBVV'ye göre faturalandırmanın ve müvekkillerle veri alışverişinin sorunsuz birlikte çalışmasıdır.

Hizmet sağlayıcılara karşı da sır saklama

Sır saklama yükümlülüğü (§ 43a Abs. 2 BRAO, § 57 Abs. 1 StBerG, § 18 BNotO) cezai yaptırıma bağlıdır: § 203 StGB, meslek sırrı taşıyıcılarına emanet edilen sırları korur. Bilişim desteği, bulut veya web sitesi barındırma gibi hizmet sağlayıcıları ancak onları özenle seçerseniz, onlara yalnızca gerekli erişimi verirseniz ve onları metin biçiminde (Textform) sözleşmeyle sır saklamaya bağlarsanız sürece dahil edebilirsiniz (§ 43e BRAO). Buna Art. 28 DSGVO'ya göre veri işleme sözleşmesi eklenir.

Finansman: Gründungszuschuss, KfW, devralma

İşsizlik parası (Arbeitslosengeld) alırken kuruluş yapan kişi Agentur für Arbeit'tan (iş ajansı) Gründungszuschuss talep edebilir (§ 93 SGB III). Serbest çalışmaya başlarken en az 150 günlük kalan hak bulunmalıdır; ayrıca uzman bir kurumun (fachkundige Stelle) iş planının uygulanabilirliğine ilişkin görüşü gerekir; bu açıkça meslek odaları da olabilir. Altı ay boyunca önceki işsizlik parası artı 300 Euro, ardından dokuz aya kadar 300 Euro ödenir (§ 94 SGB III). Yasal bir hak yoktur: ajans takdir yetkisine göre karar verir.

Mekân, teknik donanım ve başlangıç maliyetlerine yatırım için KfW, bankanız üzerinden başvurduğunuz ERP-Gründerkredit StartGeld kredisini sunar. Yeni kuruluştan çoğu zaman daha uygun olan, mevcut bir büroyu devralmaktır; özellikle birçok büro sahibinin halef aradığı vergi danışmanlığında. Meslek yönetmeliği bunun için, örneğin büro devri ve aynî sermaye olarak konulmasında, kendi kurallarını belirler (§ 28 BOStB).

Bulunmak: sicil, web sitesi, Google

İlk müvekkilleriniz sizi aramadan önce kontrol eder. Adınızı resmî rehberde arar, web sitesini açar ve başkalarının Google'da ne yazdığına bakarlar. Bu yüzden bu üç kaynağın birbiriyle uyumlu olmasına dikkat edin:

Avukatlar (§ 43b BRAO) ve vergi danışmanları (§ 57a StBerG) için reklam, nesnel bilgi verdiği sürece serbesttir; noterler için sınırlar daha dardır, örneğin Bundesnotarkammer arama motoru reklamlarını yasak sayar. Ayrıntılar mesleğinizin reklam hukuku rehberinde, örneğin avukatlar veya noterler için.