Mandant:innen gewinnen als Bilanzbuchhalter:in oder Buchhalter:in: Zielgruppen, Partner und Wege, die wirklich funktionieren

Woher Mandate in der Buchhaltung kommen

Fragt man etablierte Buchhaltungsbüros, woher ihre Mandant:innen kommen, hört man fast immer dieselben drei Antworten: Empfehlungen zufriedener Mandant:innen, Steuerberatungskanzleien, die laufende Arbeit abgeben, und Menschen, die über Google oder ein Verzeichnis gesucht haben. Kaltakquise spielt eine kleinere Rolle. Für den Start heißt das: Bauen Sie zuerst die Grundlagen, die alle drei Wege stützen, nämlich eine klare Positionierung, eine Website mit sauber beschriebenen Leistungen und ein vollständiges Google-Profil.

Dabei gilt für Ihren Beruf eine Besonderheit, die Sie bei jedem Kanal mitdenken müssen: Sie dürfen nur bewerben, was in Ihrem Berechtigungsumfang liegt. In Österreich ist schon das Anbieten ohne Berechtigung strafbar (§ 61 Abs. 1 Z 1 BiBuG), in Deutschland ist Werbung, die über § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG hinausgeht, irreführend. Wie die Website dazu aussieht, erklärt der Beitrag zur Website für Buchhaltungsbüros.

Eine Zielgruppe wählen

„Buchhaltung für alle“ ist kein Argument. „Lohnverrechnung für Gastronomie in Innsbruck“ oder „Buchhaltung für Online-Händler:innen“ schon. Eine Zielgruppe macht Ihre Website, Ihr Google-Profil und Ihre Empfehlungen konkreter, und sie macht Sie schneller: Wer zwanzig Handwerksbetriebe betreut, kennt die typischen Fragen und Belege. Achten Sie aber darauf, dass jede Zielgruppe zu Ihrer Berechtigung passt.

Eine Spezialisierung darf auf der Website stehen, wenn sie stimmt: „Schwerpunkt Gastronomie, über 30 Betriebe betreut“ ist belegbar, „die Expertin für Gastronomie“ eine Alleinstellungsbehauptung, die Sie im Streitfall beweisen müssten. Sie müssen sich nicht ausschließlich auf eine Gruppe festlegen. Es reicht, wenn eine oder zwei Zielgruppen auf der Startseite und in eigenen Unterseiten sichtbar werden.

Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen

Viele Steuerberatungskanzleien sind ausgelastet und geben laufende Buchhaltung oder Lohnverrechnung gern ab, um sich auf Abschlüsse und Beratung zu konzentrieren. Umgekehrt brauchen Ihre Mandant:innen für alles, was Sie nicht dürfen, eine Steuerberatung. Daraus entsteht die natürlichste Partnerschaft Ihres Berufs. Welche Modelle es dafür gibt und wie Sie sie auf einer Partnerseite zeigen, erklärt der Ratgeber Kooperationsmodelle mit Steuerberater:innen.

Google-Profil und Bewertungen

Wer „Buchhalter in der Nähe“ oder „Lohnverrechnung Graz“ sucht, sieht zuerst die Karte mit den Google-Unternehmensprofilen. Ein vollständiges Profil ist deshalb einer der schnellsten Wege zu Anfragen. Wählen Sie eine Hauptkategorie, die Ihre Tätigkeit genau trifft, und keine, die eine Steuerberatung nahelegt. Der Unternehmensname im Profil ist der echte Name Ihres Büros, ohne angehängte Suchbegriffe; das verlangen Googles Richtlinien.

• Leistungen im Profil mit denselben Worten wie auf der Website, im erlaubten Umfang.
• Öffnungszeiten und Telefon aktuell halten, besonders rund um Lohnläufe und Feiertage.
• Bewertungen aktiv erbitten, ohne Gegenleistung und ohne nur zufriedene Mandant:innen auszuwählen. Ein QR-Code für Google-Bewertungen im Abschlussgespräch oder auf der Rechnung macht es leicht.
• Antworten auf Bewertungen ohne Details aus dem Mandat; in Österreich gilt die Verschwiegenheit nach § 39 BiBuG auch hier. Hilfe beim Formulieren gibt der Antwort-Assistent für Bewertungen.

Wie Sie das Profil Schritt für Schritt einrichten, erklärt der Ratgeber zum Google-Unternehmensprofil.

Register, Verzeichnisse und Software-Partnerlisten

In Österreich führt die Bilanzbuchhaltungsbehörde ein öffentliches Register aller Berufsberechtigten, durchsuchbar nach Ort und Berechtigung. Ihr Eintrag entsteht mit der Bestellung; verlinken Sie ihn auf Ihrer Website. Dazu kommt der Eintrag in WKO Firmen A-Z. In Deutschland gibt es kein amtliches Register für Buchhalter:innen. Hier helfen Branchenbücher und Verzeichnisse von Berufsverbänden, sofern Sie Mitglied sind.

Unterschätzt werden die Partner- und Beraterverzeichnisse von Softwareanbietern. Viele Hersteller von Buchhaltungs- und Lohnprogrammen listen Büros, die mit ihrer Software arbeiten, und Unternehmer:innen suchen dort gezielt nach Unterstützung für genau ihr Programm. Prüfen Sie bei den Programmen, mit denen Sie regelmäßig arbeiten, ob es ein solches Verzeichnis gibt und welche Voraussetzungen gelten. Achten Sie darauf, dass die Leistungsbeschreibung dort Ihrem Berechtigungsumfang entspricht; vorgegebene Felder wie „Steuererklärungen“ kreuzen Sie in Deutschland nicht an.

Empfehlungen ohne Provision

Empfehlungen zufriedener Mandant:innen sind der stärkste Kanal, weil Unternehmer:innen einander ihre Buchhalterin weiterempfehlen wie einen guten Installateur. Sie können das fördern, ohne aufdringlich zu werden: Fragen Sie nach einem gut gelaufenen Jahr, ob jemand im Umfeld Unterstützung sucht, und machen Sie es einfach, Sie weiterzugeben, etwa mit einer Visitenkarte oder einem Link auf Ihre Ablaufseite.

Prämien für Empfehlungen sind für Buchhaltungsbüros heikel. Bei Kooperationen mit Steuerberater:innen sind sie ausgeschlossen, weil deren Berufsrecht Provisionen für Mandatsvermittlung verbietet. Auch gegenüber Mandant:innen wirken Gutscheine oder Rabatte für Empfehlungen in einem Vertrauensberuf schnell unseriös, und Bewertungen gegen Gegenleistung verbietet Google ausdrücklich. Mehr dazu im Beitrag zu Empfehlungen.

Preise kommunizieren

Für Bilanzbuchhaltungsberufe gibt es weder in Österreich noch in Deutschland eine Gebührenordnung. Sie dürfen Preise frei gestalten und bewerben. Transparente Pakete sind auch ein Akquise-Werkzeug: Sie bringen Anfragen, die zu Ihrem Angebot passen, und ersparen Ihnen Erstgespräche mit Betrieben, die nur den günstigsten Preis suchen.

Direkte Ansprache: was erlaubt ist

In Deutschland gilt für Buchhaltungstätigkeiten das Verbot der Werbung um Einzelaufträge ausdrücklich nicht (§ 8 Abs. 2 StBerG). Sie dürfen einen Handwerksbetrieb also gezielt anschreiben. Die Grenzen setzt § 7 UWG: Briefe sind zulässig, E-Mail-Werbung braucht eine vorherige Einwilligung, Anrufe bei Unternehmen mindestens eine mutmaßliche. In Österreich gibt es für die Bilanzbuchhaltungsberufe keine berufsrechtlichen Werbebeschränkungen, aber das TKG 2021: Werbe-E-Mails und Werbeanrufe brauchen grundsätzlich eine vorherige Einwilligung, auch gegenüber Unternehmen (§ 174 TKG 2021). Ein Brief an Betriebe in der Region ist in beiden Ländern der sichere Weg.

Gut funktionieren auch Vorträge bei Gründerzentren, Innungen oder Branchenverbänden, ein Fristen-Newsletter für bestehende Mandant:innen und Fachbeiträge auf LinkedIn. Die Details zur Werbung in Ihrem Land stehen in den Ratgebern Werbung in der Bilanzbuchhaltung in Österreich und Werbung als Buchhalter:in in Deutschland. Wie Sie bei Google gefunden werden, zeigt der Beitrag SEO für Buchhaltungsbüros.