Website für Personalverrechnung und Lohnbüro: Vertrauen, Preise pro Dienstnehmer:in und Recruiting

Was Betriebe wissen wollen, bevor sie die Personalverrechnung auslagern

Der Anlass ist fast immer konkret: Die Mitarbeiterin, die bisher die Löhne gemacht hat, geht in Pension. Der Betrieb wächst von drei auf zwölf Leute. Die Steuerberatungskanzlei nimmt keine Lohnverrechnung mehr an. Oder es gab eine Nachforderung nach einer Prüfung, und die Geschäftsführung will das nie wieder erleben. Gesucht wird dann mit Begriffen wie „Personalverrechnung auslagern“, „Lohnbuchhaltung auslagern Kosten“ oder „Kosten Personalverrechnung pro Mitarbeiter“.

Diese Menschen haben wenig Zeit und ein hohes Sicherheitsbedürfnis. Eine falsche Abrechnung trifft nicht nur das Unternehmen, sondern jede einzelne Mitarbeiterin auf ihrem Konto. Die Website eines Lohnbüros muss deshalb weniger begeistern als beruhigen. Sie beantwortet vier Fragen:

• Dürfen und können Sie das? Welche Leistungen übernehmen Sie, für welche Branchen und Kollektivverträge bzw. Tarifverträge, für wie viele Mitarbeitende?
• Was kostet es? Ein Preis pro Dienstnehmer:in und Monat, dazu klare Regeln für Ein- und Austritte, Jahresarbeiten und Sonderfälle.
• Wie läuft der Monat? Bis wann brauchen Sie die Daten, wann kommen die Abrechnungen, wer meldet was an wen?
• Sind die Daten sicher? Wie werden Lohndaten übermittelt und gespeichert, und wer im Büro sieht sie?

Den allgemeinen Seitenplan für Buchhaltungsbüros finden Sie im Ratgeber zur Website für Buchhaltungsbüros. Hier geht es um das, was bei Lohn und Gehalt anders ist.

Befugnisse: Was Sie auf der Website anbieten dürfen

In Österreich ist Personalverrechner:in ein eigener Beruf nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz 2014, mit Fachprüfung und öffentlicher Bestellung durch die Bilanzbuchhaltungsbehörde. § 4 BiBuG legt den Umfang fest: die Lohnverrechnung, die Vertretung in Angelegenheiten der Lohnverrechnung und der lohnabhängigen Abgaben samt Abgabe von Erklärungen, aber ausdrücklich nicht die Vertretung bei der gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (heute PLB, Prüfung lohnabhängiger Abgaben und Beiträge) und nicht im Rechtsmittelverfahren. Dazu kommen die Beratung zur Arbeitnehmerveranlagung und deren Übermittlung als Bote sowie Beratungsleistungen im Zusammenhang mit diesem Umfang. Wichtig für die Website: § 61 BiBuG bestraft schon das Anbieten von Tätigkeiten außerhalb der Berechtigung.

In Deutschland gibt es keinen eigenen Beruf mit Bestellung. Lohnbüros arbeiten innerhalb einer Ausnahme vom Steuerberatungsvorbehalt: § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG erlaubt Personen mit kaufmännischer Abschlussprüfung (oder gleichwertiger Vorbildung) und mindestens drei Jahren Praxis im Buchhaltungswesen unter anderem die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung. Viele ältere Texte nennen dafür noch „§ 6 Nr. 4 StBerG“; seit der Neufassung zum 1. September 2026 stehen die Ausnahmen in Absatz 1 Nummer 1. Alles, was darüber hinausgeht, ist Steuerberater:innen vorbehalten.

Daraus folgt: Nennen Sie die Grenze offen und sagen Sie, wer übernimmt. „Bei einer Lohnabgabenprüfung bereiten wir alle Unterlagen vor; die Vertretung übernimmt Ihre Steuerberatungskanzlei“ ist ehrlich und für Interessent:innen beruhigend, weil sie sehen, dass der Ablauf durchdacht ist. Für Arbeitsrecht gilt dasselbe: Verweisen Sie auf Rechtsanwält:innen oder die Interessenvertretung, statt auf der Website „arbeitsrechtliche Beratung“ zu versprechen. Wie Sie Ihre Berufsbezeichnung in Österreich korrekt bewerben, steht im Ratgeber zur Werbung in der Bilanzbuchhaltung in Österreich.

Leistungsseiten mit den Begriffen Ihrer Mandant:innen

Eine Seite „Leistungen“ mit fünf Stichworten überzeugt niemanden, der gerade ein Lohnbüro sucht. Besser sind wenige, konkrete Seiten: laufende Abrechnung, Ein- und Austritte, Jahresarbeiten und, wenn Sie Schwerpunkte haben, je eine Seite pro Branche. Schreiben Sie dabei mit den Wörtern, die in Ihrem Land gesucht werden. In Österreich heißt es „Personalverrechnung“ oder „Lohnverrechnung“, „Dienstnehmer“ und „Kollektivvertrag“, in Deutschland „Lohnbuchhaltung“ oder „Lohnabrechnung“, „Arbeitnehmer“ und „Tarifvertrag“.

• Kollektivverträge bzw. Tarifverträge: Nennen Sie die Kollektivverträge, mit denen Sie regelmäßig arbeiten, etwa Gastronomie, Bau, Handel oder Gewerbe. Ein Betrieb mit Schichtarbeit und Zulagen will wissen, dass Sie seine Branche kennen.
• Meldungen: In Österreich die Anmeldung bei der ÖGK vor Arbeitsantritt (§ 33 ASVG), die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) über ELDA und die Abmeldung. In Deutschland die DEÜV-Meldungen und, in Branchen wie Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung, die Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsaufnahme (§ 28a Abs. 4 SGB IV).
• Abgaben: In Österreich Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum DB und Kommunalsteuer; in Deutschland die Lohnsteuer-Anmeldung, die in der Regel bis zum 10. des Folgemonats fällig ist (§ 41a EStG), und der Beitragsnachweis an die Krankenkassen.
• Jahresarbeiten: In Österreich die Lohnzettel (L16), die elektronisch bis Ende Februar des Folgejahres übermittelt werden müssen (§ 84 EStG); in Deutschland die Lohnsteuerbescheinigungen und Jahresmeldungen.
• Auswertungen: Lohnjournal, Buchungsliste für die Buchhaltung oder Steuerberatung, Urlaubs- und Zeitausgleichsstände, Lohnkostenvorschau für das nächste Jahr.

Ein Hinweis zur Aktualität: Lohnverrechnung ändert sich jedes Jahr, mit neuen Kollektivvertragsabschlüssen, Sachbezugswerten oder dem Mindestlohn in Deutschland. Eine kurze Seite „Neuerungen in der Lohnverrechnung“, die Sie jeden Jänner bzw. Januar aktualisieren, zeigt Kompetenz und wird zur Jahreswende gesucht. Schreiben Sie dort nur, was gesichert ist, und datieren Sie jede Aussage.

Preise pro Dienstnehmer:in transparent zeigen

Für Lohnbüros gibt es weder in Österreich noch in Deutschland eine Gebührenordnung. Die Honorare sind frei, und Sie dürfen mit Preisen werben. Interessent:innen vergleichen fast immer nach einer einzigen Zahl: dem Preis pro Abrechnung bzw. pro Dienstnehmer:in und Monat. Wer „Preis auf Anfrage“ schreibt, verliert diesen Vergleich, bevor er beginnt. Wie Sie Pakete und Preise für Buchhaltung und Lohn grundsätzlich aufbauen, zeigt der Beitrag zu Preisen in der Buchhaltung.

Drei Dinge sparen Ihnen später Diskussionen. Erstens: Kennzeichnen Sie, ob die Preise netto oder brutto sind (in Österreich verlangt das § 5 Abs. 2 ECG, in Deutschland nennen Sie Verbraucher:innen nach § 3 PAngV den Gesamtpreis). Zweitens: Schreiben Sie, was ein Monat mit nachgereichten Daten kostet. Drittens: Erklären Sie, warum eine Abrechnung in einem Betrieb mit Schichtzulagen mehr kostet als in einem Büro mit fünf Angestellten. Eine Beispielrechnung für einen typischen Betrieb („8 Dienstnehmer:innen, 2 Eintritte im Jahr“) macht den Preis greifbar und wird von Suchmaschinen und KI-Assistenten gern aufgegriffen.

Monatsablauf und Stichtage: Lohndaten pünktlich bekommen

Der größte Stressfaktor in jedem Lohnbüro sind Daten, die zu spät kommen: Stunden, die erst am Monatsletzten geschickt werden, ein Eintritt, von dem man erst nach Arbeitsbeginn erfährt. Die Website ist der richtige Ort, um die Spielregeln festzulegen, bevor jemand Mandant:in wird. Eine Seite „So läuft ein Monat mit uns“ zeigt Interessent:innen außerdem, dass Sie organisiert sind.

Was ein neuer Betrieb beim Wechsel zu Ihnen einreichen muss, listen Sie am besten als Checkliste auf: letzte Abrechnungen, Lohnkonten, Arbeitsverträge, Vordienstzeiten, offene Urlaubsansprüche, Zugangsdaten. Mit der Unterlagen-Checkliste erstellen Sie eine solche Liste zum Ausdrucken oder Versenden.

Vertrauen und Datenschutz bei Lohndaten

Lohndaten gehören zu den sensibelsten Daten eines Unternehmens. Darunter sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO: Gesundheitsdaten (Krankenstände, Behinderung), in Deutschland die Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer. Dazu kommen Pfändungen, Unterhaltspflichten und Gehälter, die im Betrieb niemand vom anderen wissen soll. Die Website muss zeigen, dass Sie das ernst nehmen.

• Übermittlungsweg: Ein Upload-Portal oder die Schnittstelle Ihrer Lohnsoftware, nicht der unverschlüsselte E-Mail-Anhang. Schreiben Sie das ausdrücklich, auch wenn manche Mandant:innen es bequemer fänden.
• Vertrag: Externe Lohnabrechnung wird in der Regel als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO eingeordnet. Klären Sie die Einordnung für Ihr Büro und schreiben Sie, dass Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereitstellen.
• Speicherort und Zugriff: Wo liegen die Daten, wer im Team hat Zugriff, wie sind Vertretungen im Urlaub geregelt?
• Verschwiegenheit: In Österreich sind Personalverrechner:innen nach § 39 BiBuG zur Verschwiegenheit verpflichtet. In Deutschland gibt es keine eigene gesetzliche Berufsverschwiegenheit für Lohnbüros; vertragliche Vertraulichkeit und Verpflichtung der Mitarbeitenden sind dort umso wichtiger.
• Haftung: In Österreich ist eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung Voraussetzung für die Berufsausübung. In Deutschland ist sie nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Ein Satz dazu auf der Website beruhigt.

Vertrauen entsteht auch durch Menschen. Zeigen Sie, wer die Abrechnungen macht, mit Foto, Berufsbezeichnung und Zuständigkeit, und wer bei Urlaub oder Krankheit übernimmt. Gerade kleine Lohnbüros werden gefragt: „Was passiert, wenn Sie ausfallen?“ Eine ehrliche Antwort (Vertretung im Team oder durch ein Partnerbüro) ist ein starkes Argument. Bewertungen und Mandantenlogos zeigen Sie nur mit schriftlicher Zustimmung, in Österreich ist sie zugleich eine Entbindung von der Verschwiegenheit.

Recruiting: die Website als Karriereseite

Viele Lohnbüros sagen: „Ich kann ohnehin keine neuen Mandant:innen annehmen.“ Das stimmt oft, aber es ist ein Argument für eine gute Website, nicht dagegen. Erfahrene Personalverrechner:innen und Lohnbuchhalter:innen sind am Arbeitsmarkt knapp, und wer sich bewirbt, schaut sich Ihre Website genau an: Wie organisiert ist das Büro, mit welcher Software wird gearbeitet, wie sehen die Stichtage aus, gibt es Homeoffice?

Auch in Deutschland lohnt sich die Gehaltsangabe: Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 verlangt, dass Bewerber:innen das Einstiegsentgelt oder seine Spanne vor dem Vorstellungsgespräch erfahren; die Frist zur Umsetzung lief am 7. Juni 2026 ab. Ein deutsches Umsetzungsgesetz lag bei Fristablauf noch nicht vor; wer das Gehalt schon jetzt nennt, ist vorbereitet. Wie Sie Ihr Team so vorstellen, dass es Mandant:innen und Bewerber:innen gleichermaßen anspricht, zeigt der Beitrag zur Teamseite.

Impressum und typische Fehler

In Österreich gehören ins Impressum die Berufsbezeichnung „Personalverrechner:in“ mit dem Staat der Verleihung, die Bilanzbuchhaltungsbehörde als Aufsichtsbehörde, die Wirtschaftskammer (Fachgruppe UBIT) und das BiBuG 2014 als berufsrechtliche Vorschrift. Die Details stehen im Ratgeber zum Impressum für Bilanzbuchhaltung in Österreich. In Deutschland ist der Tätigkeitsumfang nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG in Worten entscheidend; dazu der Ratgeber zum Impressum für Buchhalter:innen in Deutschland.

Checkliste für die Website Ihres Lohnbüros