Bürolar için online randevu: ne zaman değer ve nasıl düzgün kurulur

Online randevu neden talep getirir

Birçok kişi için telefon etmek bir engeldir: Mesai saatlerinde zaman bulmak, konusunu telefonda anlatmak ve birinin açmasını ummak gerekir. Web sitesindeki bir randevu takvimi bu engeli düşürür. Saat 22'de „Steuerberater Erstgespräch Linz“ (Linz'de vergi danışmanı ilk görüşme) ya da „Anwalt Arbeitsrecht Termin“ (iş hukuku avukatı randevu) diye arayan kişi hemen bir saat seçebilir. Büro için geri arama döngüleri ortadan kalkar, sekreterlik zaman kazanır.

Ancak fayda, ilk temasınızın ne kadar standart olduğuna bağlıdır. Çok sayıda girişimciyle çalışan bir vergi danışmanlığı bürosu bundan çok yararlanır, her talebi tek tek inceleyen bir ekonomik ceza hukuku bürosu ise pek az. Bu yüzden kararı tüm büro için değil, her randevu türü için ayrı verin.

Online randevu ne zaman uygun, ne zaman değil

Her işten önce bağımsızlıklarını kontrol eden bağımsız denetçiler ve aynı konuda daha önce taraflardan birine danışmanlık yapmışlarsa görev alamayan arabulucular da benzer düşünür. Noterler için katılım yasakları vardır; ayrıca noterlik bir onay işlemini gerçekleşmeden önce hazırlar. Almanya'da tüketicilerle yapılan taşınmaz sözleşmelerinde taslağın kural olarak iki hafta önceden verilmesi gerekir (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Bu yüzden bir noterlik online olarak hemen kesinleşen bir onay tarihi yerine daha çok bir randevu talebi sunar.

Doğru araç: AB'de barındırma, AVV, sır saklama

Büro yazılımınızın takvim işlevinden Microsoft Bookings'e ve uzmanlaşmış sağlayıcılara kadar pek çok randevu aracı vardır. Bir büro için işlevlerden çok, verilerin nerede tutulduğu ve kimin görebildiği önemlidir. Bir kişinin adı „ilk danışma boşanma“ ya da „iflas“ ile birlikte bile gizli bir bilgidir.

Hangi verileri sormalısınız

Randevu formu, iletişim formunuzla aynı kurallara uyar: olabildiğince az, açıkça etiketlenmiş, gizlilik notuyla. Bir randevu için yalnızca birkaç bilgi gerekir.

Onay, hatırlatmalar ve gelmeyenler

Randevudan sonra kişi; tarih, saat, yer ya da video bağlantısı, süre, ücret ve iptal ya da erteleme bağlantısı içeren bir onay alır. Getirilmesi gereken belgeleri belirtin, örneğin son vergi tarhiyatını ya da fesih bildirimini; uygun bir listeyi belge kontrol listesi ile bir dakikada hazırlarsınız. E-posta ortak bir aile ya da iş bilgisayarına düşebileceği için konuyu e-postanın konu satırında tekrarlamayın.

• Hatırlatma: 24 saat önce gönderilen bir e-posta gelmeme oranını belirgin şekilde düşürür. SMS ile hatırlatma yalnızca kişi cep telefonu numarasını bunun için verdiyse.
• İptali kolaylaştırın: Her e-postadaki bir iptal bağlantısı, boşalan saatlerin yeniden alınabilmesini sağlar.
• Tampon süreler: İki ilk görüşme arasında notlar ve bir sonraki randevunun çıkar çatışması kontrolü için 15 dakika planlayın.
• Gelmeme ücreti: yalnızca randevudan önce açık ve anlaşılır biçimde kararlaştırılmışsa. Almanya'daki noterler için uygun değildir, çünkü ücretleri hakkındaki anlaşmalar geçersizdir (§ 125 GNotKG).
• Tekrarlanan gelmemeler: Ücret yerine, bir sonraki randevu için telefonla onay istemek çoğu zaman yeterlidir.

Ücretli ilk görüşme ve fiyat şeffaflığı

Randevunun ne kadar tuttuğunu ve ne kadar sürdüğünü doğrudan randevu takviminde belirtin. Belirsiz maliyetler, insanların randevu almayı yarıda bırakmasının en yaygın nedenidir. Fiyatları brüt ya da net olarak işaretleyin; Almanya'da tüketicilere yönelen kişi Preisangabenverordnung uyarınca toplam fiyatı belirtir, Avusturya'da § 5 ECG KDV'nin dahil olup olmadığının belirtilmesini ister.

• Almanya'daki avukatlar: Anlaşma yoksa tüketiciler için ilk danışma görüşmesi 190 avro ile sınırlıdır (§ 34 RVG, artı KDV, Nr. 7008 VV RVG).
• Almanya'daki vergi danışmanları: Tüketicilerin ilk danışması için de 190 avroluk bir sınır geçerlidir (§ 21 StBVV).
• Avusturya'daki avukatlar ve vergi danışmanları, bilanço muhasebecileri, arabulucular, bağımsız denetçiler: Ücret serbestçe kararlaştırılır; ilk görüşme için sabit bir fiyat netlik sağlar.
• Noterler: Almanya'da GNotKG'ye göre yasal ücretler geçerlidir, Avusturya'da ilk noter hukuki bilgilendirmesi ücretsizdir. Fiyat avantajlarıyla reklam yapılmaz.

Araç üzerinden tüketicilerle zaten ücretli bir danışmanlık sözleşmesi kuruluyorsa, bu kural olarak mesafeli bir sözleşmedir (Almanya'da § 312c BGB, Avusturya'da FAGG). Bu durumda sözleşme öncesi bilgilendirme yükümlülükleri ve 14 günlük cayma hakkı geçerlidir. Danışmanlık daha önce yapılacaksa, kişinin bunu açıkça talep etmesi ve doğru bilgilendirilmesi gerekir. Yalnızca saat ayırtıp sözleşmeyi görüşmede kurmak bu soruları otomatik olarak ortadan kaldırmaz; emin değilseniz düzeni odanızla netleştirin.

Görüntülü görüşmeler

Birçok ilk görüşme görüntülü olarak da büroda olduğu kadar iyi işler ve hizmet bölgenizi genişletir. Randevu aracında büro, telefon ve video arasında seçim sunun. Video aracı için de randevu aracıyla aynı şartlar geçerlidir: AB'de barındırma, AVV, açık bir anlaşma olmadan kayıt yok. Her randevu için ayrı bir bağlantı, bir sonraki konuğun erkenden girebileceği kalıcı bir odadan daha güvenlidir.

Noterlerin özel bir yolu vardır: Avusturya'da elektronik iletişim araçlarıyla onay işlemleri § 69b NO (Notariatsordnung) uyarınca mümkündür, Almanya'da belirli şirketler hukuku işlemleri Bundesnotarkammer'in (Federal Noterler Odası) video sistemi üzerinden yapılabilir. Bu randevular web sitesindeki herhangi bir video aracıyla değil, öngörülen sistemler üzerinden yürür.

Web sitesine ve Google profiline eklemek

Randevu bağlantısını kararın verildiği yerlere koyun: iletişim sayfasına, her hizmet sayfasının sonuna („İş hukuku ilk görüşmesi için randevu alın“) ve telefonda başlık alanına. Takvimin gömülü olduğu ayrı bir alt sayfa, küçük ekranlarda neredeyse kullanılamayan bir açılır pencereden daha iyidir. Takvim bir üçüncü tarafın içeriğini yüklüyorsa, bunu gizlilik politikasında belirtin.

Google işletme profilinde „Randevu al“ düğmesi olarak görünen bir randevu bağlantısı ekleyebilirsiniz. Bunu doğrudan randevu sayfasına yönlendirin. Google'ın kullanmadığınız üçüncü taraf platformların randevu bağlantılarını gösterip göstermediğini düzenli olarak kontrol edin ve bunları kaldırın. Kendi randevu işlevi olan dizinlerde yer alıyorsanız, orada da web sitenizdeki saatlerin ve fiyatların aynısının yer aldığından emin olun.